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7 Tools für bessere Veranstaltungsplanung - Klüger arbeiten statt mehr arbeiten mit Eventtechnologie

(Gastbeitrag von EventMobi) Klar, als Veranstaltungsplaner muss man eine gewisse Stressresistenz mitbringen. Trotzdem würde wohl jeder von uns gerne die anstrengenden Aspekte unseres Jobs reduzieren. Was fällt Ihnen ein, wenn Sie an stressige Situationen bei der Planung und Durchführung Ihrer Events denken? Vielleicht hatten Sie schon mal Probleme mit der Ausstattung des Veranstaltungsorts, oder Ihre Teilnehmer haben sich in der Eventlocation nicht zurechtgefunden. Auch das Jonglieren von zahlreichen Dienstleistern und Mitarbeitern läuft nicht immer glatt. Man könnte die Liste endlos weiterführen.

In drei Schritten zu weniger Stress dank Eventtechnologie

Zum Glück gibt es für viele Probleme heutzutage eine Lösung in Form von Eventtechnologie. Auch wenn Sie sich mit Stift und Papier immer noch am wohlsten fühlen, lohnt es sich, einen Blick auf verschiedene Tools zu werfen. Denn Technologie wird immer benutzerfreundlicher - oft braucht man keinerlei Vorwissen, um sofort loslegen zu können. Aber wobei hilft sie nun eigentlich? Es gibt drei Kernbereiche, bei denen Eventtechnologie Ihren Arbeitsablauf vereinfachen kann:

  1. Besser planen
  2. Ihre Teilnehmer begeistern
  3. Effizienter arbeiten

Wenn Sie diese Dinge im Griff haben, können Sie damit schon einige Ihrer Stressfaktoren minimieren. Die folgenden Tools können Ihnen dabei helfen.

1.Catering-Plattformen

Holen Sie immer noch einzeln Angebote von verschiedenen Cateringfirmen ein? Mit einer Plattform wie heycater! können Sie deutlich Zeit einsparen. Geben Sie Ihre spezifischen Anforderungen wie Teilnehmeranzahl, Budget oder Sonderwünsche ein und Sie erhalten Angebote von Cateringfirmen in Ihrer Umgebung zum Vergleichen. Damit wird Catering bestellen so einfach wie das Bestellen einer Pizza.

2.Personalmanagement

Je nach Art und Größe der Veranstaltung gibt es oft zahlreiche Jobs zu besetzen. Aber wie informiert man Kellner, Security-Personal oder Hostessen am Besten schnell über kurzfristige Änderungen oder verteilt Schichten neu? Auch hier kann ein Personalmanagement-Tool wie  InitLive helfen, mit dem sich u.a. leicht Direktnachrichten an Mitarbeiter schicken lassen. Sie suchen noch Personal? Digitale Staffing-Plattformen wie UCM helfen dabei, schnell und rechtssicher Veranstaltungsmitarbeiter zu finden.

3.Interaktive Tools

Schluss mit Teilnehmern, die bei Vorträgen und Panels kurz vorm Einnicken sind. Machen Sie Ihre Besucher zu einem aktiven Teil der Veranstaltung. Das geht ganz einfach mit einer Event-App, die bereits interaktive Tools enthält, wie beispielsweise EventMobi. Über die App können Teilnehmer sich an Live-Abstimmungen beteiligen oder Fragen an den Referenten stellen. Auch eine Gamification-Funktion macht Ihre Veranstaltung interaktiver und fügt einen Spaßfaktor hinzu. Verschiedene Aufgaben, für die Punkte verteilt werden, sorgen für einen freundschaftlichen Wettbewerb zwischen Teilnehmern - am Ende gewinnt z. B., wer am meisten netzwerkt oder bestimmte Ausstellerstände besucht. Der aktuelle Punktestand lässt sich über Live Display direkt am Veranstaltungsort sowie in der App anzeigen.

4.Digitale Goodie-Bags

Ganz ehrlich: Wer hat Lust, eine Tasche voll Flyer und Werbegeschenke über das Veranstaltungsgelände zu schleppen? Diesen Stressfaktor können Sie Ihren Besuchern ersparen - und müssen sich außerdem nicht um das vorherige Packen der Taschen kümmern. Verzichten müssen Sie auf Goodies und Giveaways aber keineswegs. Die gibt es jetzt einfach in digitaler Form. Mit einer Plattform wie eventbaxx kommen Rabatte, Gutscheine oder Gewinnspiele ganz bequem aufs Smartphone - auf das Ihre Teilnehmer sowieso schon regelmäßig schauen.

5.Intelligentes Matchmaking

Vor allem Besucher von Fachmessen wünschen sich, vor Ort wertvolle Geschäftskontakte zu knüpfen. Aber wie bringt man bei einer Großveranstaltung die richtigen Leute zusammen? Damit Ihre Teilnehmer am Ende das Gefühl haben, dass sich der Veranstaltungsbesuch gelohnt hat, können Sie auf intelligentes Matchmaking setzen. Bei Grip werden Teilnehmern neue Kontakte basierend auf gemeinsamen Eigenschaften vorgeschlagen. Die Kontaktaufnahme und das Organisieren eines persönliches Treffens erfolgt ebenfalls direkt über die App.

6.Location-Auswahl

Den richtigen Veranstaltungsort zu finden, passend für die Größe und Art Ihres Events, ist nicht immer leicht - und das Budget gilt es auch noch im Auge zu behalten. Besonders, wenn man auf der Suche nach etwas besonderem ist. Auch hier können Plattformen helfen, die zahlreiche Angebote bündeln, wie etwa fiylo oder Spacebase. Hier bekommen Sie schnell handverlesene Eventlocations angezeigt, die Ihren Ansprüchen hinsichtlich Größe, Ausstattung und finanziellem Rahmen entsprechen.

7.Projektmanagement

Projektmanagement-Tools erfreuen sich bereits großer Beliebtheit, da sie den Organisationsprozess übersichtlicher gestalten. Auch speziell für Veranstaltungsplaner gibt es entsprechende Software: EventCollab vereinfacht den Zugriff auf Veranstaltungsdaten und -dokumente, das Verteilen von Aufgaben im Team, das Managen des Zeitplans usw.

... und das ist nicht alles

Diese sieben Tools sind nur einige von vielen möglichen Lösungen. Für fast jedes Veranstalter-Problem gibt es inzwischen die passende Software, die Planer entlastet und die Organisation erleichtert. Es lohnt sich auch, einen Blick auf Event-Management-Plattformen zu werfen, die gleich mehrere der genannten Funktionen auf einmal abdecken - dadurch können Sie Ihren Aufwand noch mehr reduzieren.

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