Eventmanagement , Impulse , Digitalisierung

Digitize or die - Was Eventplaner wirklich wollen

Digitalisierung der Eventbranche - so kann man sich aufs Kerngeschäft konzentrieren

(Beitrag von Katrin Taepke) Das direkte Durchbuchen von Events und Tagungen wird sowohl von den Veranstaltungsplanern als auch von den Anbietern oftmals noch skeptisch gesehen. Andererseits wird zunehmend deutlich, dass für standardisierbare Veranstaltungen das "Live-Buchen" auf dem Vormarsch ist. Nicht nur Tagungshotels stellen sich dem neuen Trend, sondern inzwischen auch Eventlocations.

Doch was muss passieren, damit die Eventplaner diese Tools annehmen und MICEstens digital buchen?

Ich habe bisher beruflich weder über Instant-Booking-Anbieter gesucht noch gebucht. Das liegt daran, dass es diese Portale noch nicht gab, als ich in meiner Agenturzeit größere Locations gesucht habe. Und es liegt daran, dass es immer noch nicht die Masse der Locations auf diesen Portalen gibt, z.B. Hallen im ländlichen Raum oder Universitäten, die ebenfalls Kongresse hosten. Ca. 100 von mehr als 7.000 Locations deutschlandweit - da liegt noch Potenzial. Gut für die Anbieter ;)

Obwohl ich beruflich die Locations nicht online buche, buche ich andere Leistungen für Dienstreisen wie z.B. Bahnfahrten oder Mietwagen sehr wohl online. Auch privat buche ich sehr viel online: Unterkünfte für den Urlaub suche ich über OTAs, buche Bahnfahrten, Mietwagen, kaufe bei amazon, bei Online-Apotheken, oder technische Geräte wie Kameras oder Kleidung über Onlinestores, kaufe Tickets in Apps für ÖPNV in Berlin oder München. Ach ja und auf Stellenanzeigen habe ich mich mindestens seit 2006 ausschließlich online beworben. Kleiner Exkurs: da habe ich doch neulich - im Jahre 2017 - tatsächlich in den Sozialen Medien eine Stelle an einer Hochschule gesehen, die einen innovativen Mitarbeiter für den Bereich Entrepreneurship sucht - mir ist doch glatt die Kinnlade heruntergefallen...

Zurück zum Thema:

Braucht die Branche Instant Booking Anbieter? Ja, ganz klar!

Worauf würde ich mich als Eventplaner freuen, wenn ich Locations online buchen kann? Nach einer kurzen Umgewöhnungs- und Kennenlernzeit würde ich es ganz sicher schätzen, dass ich die Räumlichkeiten suchen und sofort buchen kann.

Warum? Für mich bedeutet dies der Wegfall u. a. von:

  • E-Mails an info@, bei denen ich nachhaken muss
  • 20seitige Angebote, die ich erst wieder in die Sprache meiner Agentur, meines Unternehmens oder meines Verbandes übersetzen muss, damit sie vergleichbar sind
  • das Halten von mehreren Optionen und das bis ins Unendliche Hinauszögern derselbigen
  • die aufwendige Online-Recherche vor allem bei kleineren Locations
  • die Recherche der Location zu verschiedenen Terminen

Hier ein aktuelles Praxisbeispiel:

Ich habe Ende Juli 2017 zwei Eventlocations für eine Abendveranstaltung mit jeweils 300 PAX angefragt. In Location A fand die Abendveranstaltung in den letzten Jahren statt. A ist in kommunaler Hand und hat einen Ansprechpartner, der sich dort seit vielen Jahren um die Gäste kümmert. Doch diese Person ist im zeitlich immer im Stress - vermutlich auch wegen der vielen Anfragen, die man beantworten muss, bevor ein Planer endlich bucht. "Mittlerweile können Locationanbieter von 100 Anfragen nur eine Einzige in eine Buchung umwandeln" so Bernd Fritzges, Vorstandsvorsitzender des VDVO. Meine Anfrage, die aufgrund der Wiederholungssituation, mehr eine Terminüberprüfung als ein komplexes Angebot erforderte, wurde Mitte September (!) beantwortet. Bei Location B habe ich die Anfrage an den bisherigen Betreiber geschickt, mit welchem ich ebenfalls schon zusammengearbeitet habe. Der Betreiber von Location B hat, wie ich zufällig erfuhr, zum 1. September gewechselt. Vom alten Betreiber erhalte ich keine Antwort. Der neue Betreiber wurde auch in der lokalen Presse vorgestellt. Mit meinem neuen Wissen zum Betreiber bestens ausgerüstet, öffne ich die gängige Suchmaschine. Jedoch Kontaktdaten oder eine Webseite kann google nicht finden! Vielleicht ein Einzelfall, vielleicht aber auch nicht.

Ja, ich hätte zum Telefonhörer greifen können! Nun, das kann ich eben doch nicht immer, manchmal klingelt das auch ins Leere und manchmal muss ich einfach den schriftlichen Nachweis führen, dass ich verschiedene Locations angefragt und Angebote eingeholt habe.

Kennen Sie das Argument, Instant Booking ist nichts für Eventlocations, da die Dienstleistung erklärungsbedürftig und individuell ist? Das sind sie bestimmt, jedoch ein Teil davon ist standardisierbar und damit vergleichbar und auch sofort buchbar. Andere Branchen machen vor, was auch ich mir für die MICE-Branche wünsche. Es gibt so viele Produkte, die ich mittlerweile online konfigurieren kann: Mietautos, Müsli-Mixe, Maßanzüge, Fahrräder, Regalsysteme, sogar komplexere Brillengläser und vieles, vieles mehr.

Was ich mir von solchen Onlineportalen wünsche: Vergleichbarkeit, so wie bei technischen Produkten, z. B. Smartphones oder Digitalkameras, die untereinander und nebeneinander die verschiedenen Merkmale vergleichen.

Ach und bitte nehmt die Cateringanbieter gleich mit in die Portale! Wie oft ich bei Caterern, die auch einen Restaurantbetrieb haben, immer wieder nachhaken muss bis ich ein Angebot erhalte, erstaunt mich jedes Mal aufs Neue. Ich habe mir sagen lassen, dass gerade Restaurants und Hotels keine individualisierten E-Mail-Adressen für ihre Mitarbeiter haben. Anfragen laufen also häufig über info@. Wegen des hohen Arbeitsaufkommens, des chronischen Personalmangels und mangelnder Prozesse bleiben meine E-Mails also liegen. Ein Onlineportal, das meine Anfrage in eine echte Buchung umwandelt, könnte hier Abhilfe schaffen. Ich sage bewusst "könnte". Irgendeiner in dem Hause muss dann doch noch - hoffentlich - meine Buchung bearbeiten bzw. das bestellte Catering liefern. Wie bei den bekannten OTAs würde ich mir nun ein Bewertungssystem wünschen, damit ich meine Erfahrungen mit dem Hotel oder dem Caterer über das Portal mitteilen kann. Nach den ersten Bewertungen der Abnehmer löst sich das Problem der Prozesse bei den Anbietern bestimmt wie von alleine.

Zur Frage, ob der Trend zum "instant booking" wirklich schon im Mainstream angekommen ist, organisierte der VDVO auf dem mbt meetingplace in Frankfurt und München je eine Podiumsdiskussion.

Unter Moderation von Mario Schmidt wurde schnell klar: Instant Booking steckt noch in den Kinderschuhen, allerdings sahen die Diskutanten klare Vorteile und Potenzial für die Zukunft des Location- und Dienstleistereinkaufes.

Günter Mainka und Bernd Fritzges, beides Anbieter der neuen oder auch brandneuen Portale Yunyty und fiylo, stehen selbstverständlich voll und ganz hinter ihren digitalen Angeboten für die MICE-Branche. "Die Frage ist doch nicht, ob Instant Booking kommt sondern wann es kommt und wer es anbietet" so Mainka in der Diskussionsrunde. Dem kann Bernd Fritzges, zugleich Vorstandsvorsitzender des VDVO, nur zustimmen. Seine Locations sind über eine Kooperation auch in das Portal Yunyty eingebunden. Ebenso entdecken die Anbieter diese Vermarktungsmöglichkeiten für sich. Bester Beweis dafür sind die Aktivitäten der Design Offices. "Wir haben uns vor Kurzem dazu entschlossen und daher natürlich Hoffnungen und Erwartungen an diese Portale. Sobald wir mehr wissen, können wir auch sagen, wie sehr die Veranstaltungsplaner dies annehmen." so Daniel Knöller, Head of Sales MICE bei Design Offices. Als Eventplaner kann ich mich nur wiederholen. Auf so ein Tool habe ich lange gewartet, selbst schon über die Entwicklung solch eines Portals intensiv nachgedacht und sehe daher viel Arbeitserleichterung - wenn, ja wenn alle mitmachen!

Mehr über die Autorin Katrin Taepke

Katrin Taepke hat an der DHBW Ravensburg Messewirtschaft studiert, erfolgreich die Prüfung zum international anerkannten „Certified Meeting Professional“ absolviert sowie von 2011 bis 2013 ein berufsbegleitendes MBA-Studium an der Hochschule für Wirtschaft und Recht (Berlin) mit dem Schwerpunkt „Entrepreneurship“ (innovative Geschäftsmodelle in KMU) absolviert. Seit 2003 plant, budgetiert und organisiert sie federführend in verschiedenen leitenden Positionen Personal- und Bildungsfachmessen sowie Wirtschafts- und wissenschaftliche Tagungen mit bis zu 10.000 Teilnehmer/innen.

 

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