Impulse , Eventtechnologie , Digitalisierung , Eventmanagement

enrio – Event-Tool und Gäste-Management-Software

Veranstaltungen leben von ihren Gästen. Wenn sich der Gast wohlfühlt, kommt er gern wieder. Ein reibungsloser Ablauf eines Events sorgt für eine gelungene Veranstaltung und zufriedene Gäste. Das fängt bei der Einladung und dem Anmeldeprozess schon an. Ist die Einladung und Anmeldewebseite im Corporate Design gestaltet? Ist der (automatische) Versand von Save-the-Date-, Bestätigungs-, Reminder-E-Mails gewährleistet? Erfolgt die Anmeldung über eine individuell gestaltete Webseite, die die Vor- und Nachfeldkommunikation, wie z.B. das Programm oder Informationsmaterial, auf Unterseiten darstellt?  Verschafft der sukzessive Anmeldeprozess, der auch für mobile Endgeräte optimiert ist, den Gästen auf mehreren Ansichten einen Überblick über das Veranstaltungsprogramm, Anreise- und Übernachtungsmöglichkeiten? Können die Gäste ihre Wünsche (SitznachbarIn, VegetarierIn etc.) zur Veranstaltung abgeben und sogar schon über ein Seating Tool die Sitzordnung im Vorfeld arrangiert werden? Und können nach der Veranstaltung alle relevanten Daten rund um die Registrierung, wie die Besucherzahlen oder Check-In Zeiten, optimal ausgewertet werden?

Die Digitazio AG bietet mit ihrem Tool enrio ein modulares Gästemanagementsystem, das sich Ihren Ansprüchen anpasst: Egal ob individuelle Event-Homepage, automatischer Email-Versand, Gästeverwaltung, CRM-Anbindung, Mehrsprachigkeit, Bezahlfunktionen, QR-Code-Generierung oder Vor-Ort-Akkreditierung.

Dabei stehen 3 Ziele immer im Vordergrund:

  • Die Software bringt Menschen zusammen.
  • Prozesse sollen optimiert werden und Zeit und Geld sparen
  • Die Produkte bieten optimale User Experience.

Der VDVO sprach mit Alexander Herweg, Vorstand der Digitazio AG.

 

Stellen Sie ihr Produkt/Dienstleistung kurz vor.

Die Digitazio AG steht für verschiedene, aufeinander abgestimmte Software-Produkte zur Digitalisierung von Kommunikationsprozessen. Wir nutzen Technologie und übersetzen komplexe Kommunikationsaufgaben und -prozesse aus Unternehmen und Agenturen in benutzerfreundliche Lösungen. Unser Schwerpunkt ist das Event-, Einladungs- und Gästemanagement. Im Fokus unserer Lösungen stehen auf der einen Seite der Gast und alles, was den Umgang mit einem Event für ihn erleichtern könnte. Auf der anderen Seite bieten wir den Planer/Innen und Organisator/Innen, also all denjenigen, die für den reibungslosen Ablauf des Events und eine gelungene Veranstaltung verantwortlich sind, die Tools, mit denen sie ihre Gäste glücklich machen können. Konkret für diese beiden Zielgruppen haben wir unser erstes Produkt, die Einladungs- & Gästemanagement-Software enrio entwickelt. enrio hilft bei der kompletten Vorbereitung und Durchführung von Events, egal welcher Größe. Vom initialen Versand über die Akkreditierung bis zum Platzieren der Gäste. Die Anwendungen werden individuell angepasst und gestaltet. Gemeinsam mit dem Kunden entwerfen wir die beste Lösung für seine Gäste! Mit enrio sparen unsere Kunden Zeit und Geld und bekommen eine Lösung in Ihrem Corporate-Design.

Was ist das Besondere an Ihrem Produkt?

Das Besondere an enrio ist der hohe Grad an Individualisierbarkeit der Software verbunden mit einer personalisierbaren Ansprache der Gäste. Die Individualisierung bezieht sich auf alle Bereiche, die in Unternehmen und Agenturen im Zuge der Planung und Organisation des Events erforderlich sind, wie zum Beispiel das Einladungsmanagement und die Nachfeldkommunikation. Hier müssen unsere Kunden nicht auf eine Standard-Lösung zurückgreifen, sondern können enrio exakt auf ihre Bedürfnisse anpassen. Die Personalisierung bezieht sich dann auf die Möglichkeit, Teilnehmer und Einzuladende mit Namen und unter Berücksichtigung von voreingestellten Kriterien anzusprechen. Dies natürlich unter Beachtung des geltenden Rechts, Stichwort DGSVO. So lassen sich selbst komplexeste Veranstaltungen mit mehreren Programmpunkten, unterschiedlichen Teilnehmern und verschiedenen Themen passgenau nach Wunsch unserer Kunden konfigurieren.

Mit enrio können unsere Kunden verschiedene Events anlegen und innerhalb dieser Events etliche verschiedene Veranstaltungen, Programmpunkte und Formate mit unterschiedlichen Gästen managen. enrio ist eine ideale Lösung für komplexere Veranstaltungen und Events mit "besonderen Anforderungen", sei es bei der Auswahl- und Einladung der Gäste, oder auch im Punkto Sicherheit und Datenschutz. Enrio garantiert sicheren Umgang mit sensiblen Daten mittels SSL-Verschlüsselung und Kennwortsicherung. Für den maximalen Schutz der Daten unserer Kunden setzt enrio auf Rechenzentren in Deutschland, die nach ISO 27001 zertifiziert sind.

enrio | Gäste- und Teilnehmermanagement from CB.e Digital on Vimeo.

Was habe ich als Veranstaltungsplaner davon für Nutzen?

Als Veranstaltungsplaner profitieren Sie von einer Software, mit der sie alles im Blick haben. Das spart Zeit, verschlankt die Prozesse und Abläufe, ermöglicht einen reibungslosen Ablauf des Events und führt zur einer Kostenersparnis.

Besonders möchten wir unsere Erfahrung hervorheben: wir sind mit enrio bereits seit über 6 Jahren erfolgreich am Markt und haben mehr als 150 große Events und Veranstaltungen mit dem Tool gemanagt. Da wurden wir mit fast jeder Art von Anforderung konfrontiert, für welche wir dann Lösungen gefunden und entwickelt haben.

Darüber hinaus bieten wir mit enrio einen echten Mehrwert: Wir sorgen für umfangreichen Dialog und Austausch, auf dem Event selbst und im Rahmen der Nachfeld-Kommunikation. Dafür bieten wir unterschiedliche "Kommunikations-Module" an. Dadurch haben unsere Kunden die Möglichkeit, mehr über Ihre Gäste und Kunden zu erfahren und ihren Customer Value signifikant zu steigern.

Die Effekte die wir damit erreichen, sind zum einen Kundenbindung und zum anderen generieren wir durch Smart Data-Ansätze wichtige Coustomer Insights, die unseren Kunden helfen Ihre Zielgruppen besser zu verstehen und passgenauer anzusprechen. Die oft hohen Kosten von Events lassen sich durch ein Maximum an Möglichkeiten nachgelagerter Kundenkommunikation zusätzlich rechtfertigen.

Wohin geht Ihrer Meinung nach die Reise der Digitalisierung in der Eventbranche?

Betrachten wir hier nur einmal das Gästemanagement: Die voranschreitende Automatisierung von Prozessen wird das Gästemanagement auch weiterhin optimieren. Wir sehen einen Trend hin zu Software-Tools, die alle Datenquellen und Prozesse bündeln, so dass das meist händische Pflegen und Verarbeiten von Informationen in aufwändig angelegten Dateien entfällt. Auf Basis von Smart-Data-Ansätzen wird die Verknüpfung und Auswertung aller am Prozess beteiligten Datenpunkte weiter verbessert und ausgebaut. Daraus entstehen neue Möglichkeiten des Kundendialogs und der Kundenbindung, wenn zum Beispiel ein Gast eines Events auch jenseits des Events mit für ihn relevantem Content angesprochen wird - vorausgesetzt, er hat seine Zustimmung gegeben. Daraus entstehen aber auch andere Abläufe in Unternehmen und Agenturen, weil nun Abteilungs-übergreifend die Datenbestände aktualisiert und genutzt werden. Wurde bisher viel in Silos und jeder für sich gearbeitet, führt die Digitalisierung nun dazu, dass Informationen zusammengeführt werden und so ein gesamtumfassendes Bild von einer Veranstaltung entsteht. Das führt intern in Unternehmen und Agenturen zu einer geringeren Fehlerquote in den Abläufen und zu einer Zeitersparnis, da jede/r, die/der mit dem Event befasst hat, Rechte für den Umgang mit der Software enthält. Das führt aber auch zu Impulsen für Kommunikationsmöglichkeiten mit Teilnehmern und Gästen.

www.digitazio.com