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Eventmanagement Software für kleine bis mittelgroße Events

Max Lock, Gründer von Xday, hat sich in diesem Jahr dem Verband der Veranstaltungsorganisatoren e.V. als Mitglied angeschlossen. Als wir uns auf der Webseite von Xday umsahen, ist uns etwas besonders ins Auge gefallen: Die Idee zu der Eventmanagement Software XDay ist nämlich in Vorbereitung auf die eigene Hochzeit von Max Lock entstanden! "Ich war auf der Suche nach einer geeigneten Software, um alle Aufgaben, Gästelisten und Erinnerungen zu organisieren. Doch ich fand keine Software, die alle meine Anforderungen erfüllen konnte. Als Softwareentwickler fasste ich den Entschluss, eine eigene Software zu entwickeln. Nach einem Jahr Entwicklung konnte ich mir den Traum von einer eigenen Softwarefirma mit dieser Software erfüllen. Ich hoffe, Sie können ebenso wie ich von den Planungsfunktionen profitieren." so Max Lock dazu auf der Webseite.

Die Eventmanagement Software, die für kleine bis mittelgroße Events alle wichtigen Funktionen in sich vereint, haben wir uns mal etwas näher angeschaut und Max Lock einige Fragen dazu gestellt:

Stellen Sie ihr Produkt/Dienstleistung doch bitte kurz vor.

Mein Name ist Max Lock und ich bin Entwickler der XDay Eventmanagement Software. Ich bin seit über 10 Jahren passionierter Softwareentwickler. Nach einer Ausbildung zum Fachinformatiker bei einer Versicherung habe ich in mehreren mittelständischen Unternehmen Erfahrungen in der Softwareentwicklung gesammelt. Zunächst ausschließlich in der Entwicklung von Windows-Anwendungen tätig gewesen, wurde die Entwicklung von Apps für Smartphones zu einem weiteren Schwerpunkt meiner derzeitigen Tätigkeit. Darüber hinaus bin ich als Autor für die dotnetpro und Speaker auf Konferenzen, z. B. der Developer Week, tätig.

Im Oktober 2018 bin ich mit der ersten Version meiner Eventmanagement-Software an den Start gegangen und habe sie seitdem kontinuierlich weiterentwickelt. Mit der Software können selbständige Eventplaner und mittelständische Unternehmen kleine bis mittelgroße Veranstaltungen organisieren. Die Software unterstützt dabei bei allen Aktivitäten der Planung, Durchführung und Nachbereitung. Der Fokus liegt hierbei auf der Unterstützung der Planung als solche. Dies umfasst umfangreiche Funktionen zum Teilnehmer-, Gäste- und Dienstleistermanagement und einer umfangreichen Berichtserstellung inklusive eines Berichtsdesigners zum Entwerfen eigener Berichte.

Was ist das Besondere an Ihrem Produkt?

Das Besondere ist die Konzentration auf die Planung der Veranstaltung als solche und die anvisierten Events - nämlich kleine und mittelgroße Veranstaltungen mit geladenen Gästen im B2B-Bereich. Es gibt demnach keine Event-Webseite mit öffentlicher Registrierung, für die es bereits unzählige gute Lösungen gibt. Wir konzentrieren uns auf die Zielgruppe, die damit noch nicht entsprechend abgeholt wird und bieten ein kostengünstiges Produkt, das kontinuierlich weiterentwickelt wird. Dies macht die Software insbesondere für die Eventplanung in mittelständischen Unternehmen attraktiv. Diese können Ihre Planung und die Einladung der Teilnehmer digital abbilden und mit wenig Aufwand und Einarbeitungszeit Excel- und Outlookbasierte Lösungen mit vielen manuellen Schritte ablösen.

Durch meinen Hintergrund als Softwareentwickler weiß ich zudem Dinge, die in der Softwareentwicklung immer größere Verbreitung finden, sehr zu schätzen und gebe diese auch an meine Kunden weiter:

  • Kontinuierliche Weiterentwicklung der Software mit kurzen Release-Zyklen. Es gibt alle 2 - 3 Wochen ein Update. Alle Updates werden auf der Homepage beschrieben.
  • Kostenlose Basisversion: die kleinste Variante steht dauerhaft kostenlos zur Verfügung.
  • Transparente Informations- und Preisgestaltung: Sowohl die Informationen zu den Updates als auch der Preisgestaltung finden sich direkt auf der Homepage. Keine unnötigen Verzögerungen durch Vertriebsmitarbeiter, die erst durch regen E-Mail-Kontakt alle Kundenanforderungen aufnehmen und dann ein maßgeschneidertes Angebot erstellen müssen.

Was habe ich als Veranstaltungsplaner davon für Nutzen?

Die Software bietet für den kompletten Planungsprozess von der Vorbereitung, über die Durchführung bis hin zur Nachbereitung von kleinen bis mittelgroßen Events die entsprechenden Planungsfunktionen. Durch umfangreiches Reporting können die passenden Berichte für entsprechende Zielgruppen (z. B. Kunde, Hotel, Küche) erstellt werden - inklusive eines Reportdesigners, um eigene Berichte zu entwerfen. Durch Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben ergibt sich einerseits eine Zeitersparnis, andererseits entfällt das Pflegen von komplizierten Exceltabellen. Es ist nicht mehr notwendig, mehrere Planungstools verwenden zu müssen. Der Planer hat somit alle Daten in einer Anwendung verfügbar und kann wiederkehrende Aufgaben schnell erledigen.

Wohin geht Ihrer Meinung nach die Reise der Digitalisierung in der Eventbranche?

Ich bin mir sicher, dass insbesondere in der Eventbranche immer neue technische Möglichkeiten bei den Kunden Anklang finden. Gerade im Hinblick auf die vor Kurzem in Kraft getretene DSGVO werden jedoch sowohl Teilnehmer als auch Veranstalter besonders auf Datenschutzkonformität achten, sodass mit Sicherheit nicht alle Neuerungen sofort auf breites Interesse stoßen. Ich sehe beispielsweise die Gesichtserkennung noch ein als Gebiet, auf dem gerade das Thema Datenschutz besondere Beachtung geschenkt werden muss. Wo findet die Gesichtserkennung statt? Wo werden Bilder von mir gespeichert? Wer hat darauf Zugriff? Das ist jedoch beispielsweise ein Gebiet, das technisch sehr weit vorne ist. Bei der Zielgruppe, die wir mit unserer Software adressieren, steckt die Digitalisierung noch in den Kinderschuhen. Es wird viel mit Outlook und Excel abgebildet, sodass hier meiner Ansicht nach erst einmal auf einfache digitale Systeme umgestellt werden muss, bis man sich an technische Highlights wagt. Es besteht somit sowohl Bedarf an einfachen als auch an technisch anspruchsvollen Lösungen, die das Eventerlebnis für Teilnehmer noch spannender macht.

Mehr Infos auf: https://xday-software.de