(Beitrag von Bernd Fritzges) Vor einigen Tagen hatte ich gemeinsam mit Felix Undeutsch von Expedia MeetingMarket anlässlich des ITB MICE Days das Vergnügen, unter dem Titel „Wenn sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben sie einen scheiß digitalen Prozess“ einen Vortrag beizusteuern. Schmunzeln musste ich, als mir direkt im Anschluss berichtet wurde, dass ein „Hotelexperte“ irgendwie nicht nachvollziehen konnte, warum ich mich selbst zu einem „Digitalisierungsexperten“ ernenne. Unabhängig davon, dass dies gar nicht meine Absicht war, musste ich sofort wieder an die Worte von Marco Nussbaum denken, der im Zuge eines Vortrags sagte: „Es gibt keine Prozessbeschreibung für den gesunden Menschenverstand!“ Und genauso versuche ich die Dinge zu betrachten – mit dem gesunden Menschenverstand. Von daher sollte jetzt keiner weiterlesen, der eine nachweisbare Qualifikation als „Experte für digitale Lösungen“ von mir erwartet, da ich auch gar nicht weiß, was hierfür die Voraussetzung ist.

Worum geht es?

Inspiriert für diesen Beitrag wurde ich durch den Blogartikel „Wie Software Unternehmen dafür sorgen, dass Hotels die Digitalisierung verschlafen“ (ich hoffe, dass hier wenigstens ein Experte am Werk war) und meine damit verbundene indirekte Teilnahme am Entwicklungsprozess der neuen Schnittstelle zwischen Bankettprofi und MeetingMarket. Jeder, der sich mit dem onlinebasierten Anfrage- und Buchungsprozess von Meetings und Events auseinandersetzt, wird in letzter Zeit wohl kaum am Thema Instant Booking bzw. Direktbuchung vorbeigekommen sein. Auch wenn an der ein oder anderen Stelle nach wie vor heftig darüber diskutiert wird, ob Veranstaltungen live gebucht werden können oder nicht, so besteht inzwischen die verbreitete Überzeugung, dass gerade für das standardisierbare Meeting- und Eventgeschäft das Live-Buchen unter Berücksichtigung der Bereitstellung von Preisen und Verfügbarkeiten für alle Beteiligten (Bucher und Anbieter) Mehrwerte liefert und ein zukunftsweisender Weg ist. Warum auch nicht? Immerhin ist dies im Hotel für Zimmerbuchungen doch schon lange state of the art.
Bedenkenträger werden jetzt gleich wieder argumentieren, dass die Komplexität von Events nicht zu 100% technisch abbildbar ist. Das ist auch völlig richtig und ebenfalls meine Meinung, jedoch sprechen wir in diesem Kontext von standardisierbaren Veranstaltungen, die in Deutschland, je nach Umfrage, zwischen 60 und 75% ausmachen. Darüber hinaus zeichnet eine gute Softwarelösung aus, wenn sie die Komplexität der Prozesse den Anwender nicht spüren lässt. Gerade in den letzten Jahren haben sich die Möglichkeiten hierfür extrem weiterentwickelt.

Woran liegt es denn nun, dass der Veranstaltungsmarkt so träge ist und Livebooking-Lösungen nicht bereits überall implementiert sind? Ein beiläufiger Grund ist auch, dass etablierte MICE-Portalanbieter ein großes Interesse daran besitzen, ihre hart erkämpften Marktanteile beizubehalten und weiter auszubauen. Da ist es sicherlich nicht hilfreich, wenn junge Softwareunternehmen die bisherigen und nicht zukunftsorientierten Prozesse dieser Anbieter in Frage stellen. Also finden sich bekannte Onlineportale oftmals zwangsläufig in der Rolle des „Bewahrers“ wieder. Wir alle wissen jedoch, was dies zur Folge haben wird. Aber auch Onlineportale, die sich dem Direktbuchen stellen wollen, haben eine Herausforderung – die Hotelverwaltungssoftware.

PMS – P steht für Past

Dazu muss man wissen, dass gerade in der Hotellerie in den sogenannten Property Management Systemen (kurz PMS) Preise, Kapazitäten und die Steuerung der Vertriebskanäle wie HRS, booking.com oder Expedia (kurz OTA für Online Travel Agency) zusammenlaufen. Die PMS-Anbieter stellen damit die wichtigste Schaltzentrale der Hotellerie zur Verfügung und sind somit ein, wenn nicht sogar das entscheidene Glied in der Prozesskette für die Umsetzung des Direktbuchens. Denn nur wenn die Hotelverwaltungssysteme die notwendigen Daten für Kapazitäten und Preise an die jeweilige Livebooking-Plattform übertragen und Buchungsdaten empfangen werden, kann eine Digitalisierung des Anfrage- und Buchungsprozesses im Tagungs- und Eventbereich reibungslos funktionieren. Dabei muss man ebenfalls wissen, dass dies auch die eigene Homepage des jeweiligen Hotels betrifft und nicht nur die Steuerung der OTAs.

Und hier findet sich das Dilemma wieder. Auch im Markt der PMS-Anbieter gibt es nur einige wenige, die das Geschäft unter sich aufteilen. Vor mehr als zwei Jahren, also zu einem Zeitpunkt als z. B. MeetingMarket noch nicht erhältlich war, führte ich ein Gespräch mit einem Manager eines führenden PMS-Anbieters in Deutschland. Hintergrund war, dass ich die Möglichkeiten zur Erstellung einer Schnittstelle zum Abfragen von Raumkapazitäten ausloten wollte. Das Gespräch war sehr interessant jedoch auch ernüchternd. Letztendlich wurde deutlich, dass die agile Weiterentwicklungsbereitschaft dieser inzwischen monströs wirkenden Anbieter durch eine konservative Planwirtschaft ersetzt wurde. Ferner wurde mir deutlich gemacht, dass für die Aufnahme meines Projektes im Entwicklungsplan die Grundvoraussetzung wäre, eine große Hotelkette, die bereits Kunde bei dem PMS-Anbieter ist und für diese Schnittstellenentwicklung zahlt, auf dem goldenen Tablett zu präsentieren. Das wäre quasi so, als hätte Steve Jobs zu seinen Leuten gesagt: „Wenn ihr mir eine Million Nutzer bringt, die bereit sind mehr Geld zu zahlen für ein übergroßes Handy, welches mit „Scheibenwischen“ bedient wird, dann fange ich an, mir mal konkrete Gedanken zu machen.“ Es wirkt für mich ein wenig so, als wären die einstigen Software-Pioniere in der Vergangenheit stehen geblieben.

Wollen wir mal „ORAKELN“?

Dass der MICE-Markt mit mehr als geschätzten 80 Milliarden Euro Umsatz in Deutschland keine Randerscheinung in der Tagungshotellerie ist, sollte jedem klar sein. Dass die Hotellerie im Zeitalter von Airbnb, Coworking Spaces und der zunehmenden Professionalisierung unterschiedlichster Eventlocations einem stärkeren Wettbewerb ausgeliefert ist, dürfte inzwischen auch bekannt sein. Wenn nun jedoch die Softwareanbieter der Hotellerie in ihrer Trägheit verharren, wird dies Konsequenzen nach sich ziehen.
Bankettprofi hat als PMS-Anbieter, der auf Eventlocations spezialisiert ist, zur Internorga in Hamburg als erster Softwareanbieter die 2-Wege-Schnittstelle zu Expedia MeetingMarket vorgestellt. Somit werden Raumverfügbarkeiten in Echtzeit aus der Bankettprofi Software an MeetingMarket übermittelt und Buchungsdaten vollautomatisch zurückgespielt. Auf dem Blog von MeetingMarket liest man: „…Mit dieser Innovation zieht der Anbieter von Location-Software an seinen Mitbewerbern aus dem Hotel-Software-Bereich vorbei!“ Dass mich dies freut, möchte ich nicht verheimlichen, denn in meiner unternehmerischen Tätigkeit für das führende Eventlocation-Portal fiylo® durfte ich die Interviews und Testphase mit ausgewählten fiylo®-Eventlocations verfolgen. Hierbei wurde deutlich, dass der verbreitete Einsatz von Bankettprofi auf Seiten der Eventlocations ein hilfreicher Katalysator ist, eine Vielzahl der mehr als 1.600 Eventlocations von fiylo® zukünftig online zusätzlich buchbar zu machen. Der Knaller ist jedoch, dass dies in einem Zeitraum von drei Monaten umgesetzt wurde. Planwirtschaft? Fehlanzeige! Mit Hilfe des Best Practice Beispiels des Spreespeichers in Berlin wurde die Schnittstelle entwickelt und Buchungen laufen bereits auf. Darüber hinaus kann ich davon berichten, dass derzeitig bei fiylo® täglich mehrere E-Mails eingehen und erfragt wird, wann endlich die Livebooking-Lösung startet. Das bedeutet, dass auch auf Seiten der Locations ein viel stärkerer Drang und Wunsch nach Direktbuchbarkeit und Prozessoptimierung vorhanden ist. Daher sollte es mich nicht wundern, wenn am Ende die agilen Softwareunternehmen und Anbieter im Eventlocation-Bereich das Tempo vorgeben und die Hotellerie nur den Anschlusszug bekommt. Schauen wir mal in einem Jahr wie sich das Verhältnis der Livebuchbarkeit zwischen klassischen Tagungshotels und Eventlocations aufteilen wird. Wir erleben den nächsten Evolutionsschritt des Tagungs- und Veranstaltungsmarktes und ich bin gespannt wie es weitergeht.

 

Mehr über den Autor Bernd Fritzges,
Vorstandsvorsitzender VDVO

Verband der Veranstaltungsorganisatoren e.V.

Bernd Fritzges ist ein Experte im Bereich der  MICE-Online-Portale. Themen, die er in Fachgremien und auf Kongressen bearbeitete sind u. a. die Erstellung von Veranstaltungsrichtlinien, Instant-Book und digitale Prozessoptimierung in der MICE-Branche. Als Initiator der Benefizveranstaltung „WerteEvent“ und dem damit verbundenen „WerteKodex der deutschen Eventbranche“ steht er für die Mischung aus gut Bewährtem und nachhaltigen, zukunftsweisenden Entwicklungen.

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