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So finden Sie die Softwarelösung für Ihr Teilnehmermanagement

(Beitrag von Katrin Taepke) Softwarelösungen für Ihr Teilnehmermanagement gibt es vermutlich wie Sand am Meer. Einerseits ist das hervorragend, denn somit steigt auch die Chance, dass es für IHRE Anforderungen auch eine Lösung gibt. Andererseits haben Sie damit die berühmte Qual der Wahl. Darüber, wie Sie generell eine Softwarelösung für sich finden, also ein Lastenheft entwickeln etc., wurden schon ganze Buchregalreihen geschrieben. Der folgende Artikel soll Ihnen ein erster Ratgeber für die Auswahl eines Teilnehmermanagements - auf dem Weg durch den IT-Dschungel der Online-Anmeldetools - sein.

Grundsätzlich können Sie eine Software

  • selbst programmieren (lassen)
  • mieten
  • oder kaufen

Doch was suchen Sie denn eigentlich? Des Öfteren höre und lese ich von dem Wunsch von Eventmanagern in Vereinen, Agenturen, Unternehmen oder Veranstaltungslocations "Wir wollen halt weg von Excel-Tabellen.". Die gute alte Excel-Tabelle hat durchaus ihre Berechtigung, allerdings lässt sie den Eventorganisator schnell im Stich sobald die Veranstaltung größer oder komplexer wird.

Bevor Sie anfangen, Anbieter zu recherchieren oder Angebote von diesen einzuholen, fragen Sie sich: "Was genau will ich mit der IT-Lösung abdecken können?". Unterscheiden Sie hierbei auch die Must-haves von den Nice-to-haves - vielleicht ist das auch zeitlich gestaffelt möglich.

Welche Leistungen/Module sollte Ihre Software abbilden können? Hier sind einige Dinge, die Ihnen wichtig sein könnten. Die Liste lässt sich natürlich beliebig erweitern. Doch denken Sie auch hier an das Pareto-Prinzip. Mit 80 % Leistungsumfang könnten Sie wahrscheinlich schon sehr gut arbeiten und alle Standard-Fälle Ihrer Eventregistrierung abbilden:

  • individualisiertes Webformular
  • Buchungsbestätigungen
  • Umbuchungen
  • Hotelbuchungen
  • Raumverwaltung und -ausstattung
  • Terminkalender/Aufgaben
  • Einladungsmanagement
  • Datenabgleich
  • Umfragen/Follow-Up
  • Buchhaltung/Mahnwesen
  • Statistiken, Teilnehmerlisten
  • Druckunterlagen und Check-In
  • Matching und Event-App
  • Kosten
  • Sonstiges
  • Überblick

Individualisiertes Webformular

Sicherlich wollen Sie Ihr Online-Anmeldeformular im Layout Ihrer eigenen Webpräsenz gestalten. Wie einfach geht das? Was kostet Sie die Anpassung - in Zeit und Geld gerechnet? Selbstverständlich sollte heutzutage sein, dass Sie Ihre Formularfelder gestalten und auch festlegen können, welches die Pflichtfelder sind. Denken Sie dabei auch an die Verifizierung der angegebenen E-Mail-Adressen. Sie glauben ja gar nicht, wie oft Teilnehmer sich bei Ihrer eigenen E-Mail-Adresse vertippen. Überlegen Sie vorher, welche Teilnahmeoptionen Sie zuvor bei Ihren Teilnehmern abfragen wollen. Kann das Tool auch einzelne Sessions, die Teilnahme an Abendessen bzw. die Tagesverpflegung und Rahmenprogramm-Aktivitäten erfassen? Sind die jeweiligen Kontingente hierfür über das Tool abbildbar? Brauchen Sie das Webformular zudem vielleicht sogar in verschiedenen Sprachen?

Buchungsbestätigungen

Fragen Sie sich, wie die Teilnehmer zu ihrer Buchungsbestätigung kommen sollen. Wollen Sie jeden Teilnehmer in Echtzeit automatisch durchbuchen lassen? Soll er dann auch gleich eine automatisch generierte Rechnung in der Anlage der Bestätigungs-E-Mail erhalten? Oder wollen Sie im Backend die Buchungen vorprüfen, um beispielsweise fragwürdige Teilnehmer zur Veranstaltung erst gar nicht zulassen zu müssen? Je automatisierter der Prozess abläuft, desto weniger Personalressourcen müssen Sie intern aufwenden. Allerdings werden damit auch die Anzahl der Sonderfälle und der verzweifelten Nutzerfragen zunehmen, die irgendwo im Buchungsprozess stecken geblieben sind oder sogar sang- und klanglos Ihre Anmeldeseite verlassen. Manche Anbieter geben Ihnen die Möglichkeit, im Backend abgebrochene Anmeldeversuche einsehen zu können. Inwiefern das mit den europäischen Datenschutzbestimmungen konform ist, möchte ich an dieser Stelle nicht weiter erörtern.  

Umbuchungen

Was passiert, wenn Ihr Teilnehmer seine Buchung ändern möchte? Denken Sie daran, dass sich dadurch der Gesamt-Rechnungsbetrag ändern könnte oder dass Sie möglicherweise Hotelzimmer oder Tagungsräume nicht mehr rechtzeitig zurückgeben können. Mit anderen Worten: Planen Sie auch Stornofristen und -gebühren in Ihren Umbuchungsprozess mit ein. Idealerweise kann Ihre Softwarelösung mit den Terminen und den entsprechenden Gebühren selbst umgehen und errechnet automatisch den neuen Rechnungsbetrag. Fragen Sie Ihren Anbieter, was nun mit den bereits generierten Rechnungen passiert. Werden diese lediglich überschrieben? Oder wird die alte Rechnung storniert und eine neue Rechnung mit neuer - selbstverständlich fortlaufender - Rechnungsnummer generiert? Fragen Sie Ihren Buchhalter oder Steuerberater, was dieser von Ihnen benötigt. Wer erst beim Jahresabschluss feststellt, dass er einen Kongress mit 10.000 Teilnehmerrechnungen nicht korrekt durchgebucht hat, kommt ganz schön ins Schwitzen.

Hotelbuchungen

Wie wollen Sie Ihren Teilnehmern Hotelzimmer vermitteln? Haben Sie Kontingente eingekauft und wollen diese gleich mit der Teilnehmeranmeldung weiter verkaufen? Kann die Softwarelösung Kontingente für unterschiedliche Zimmerkategorien (Einzel- und Doppelzimmer, Standard- oder Superiorzimmer etc.) und entsprechende Stornofristen abbilden? Wie aufwendig ist die Pflege dieser Kontingente für Sie? Müssen Sie parallel Excel-Tabellen pflegen, damit Sie überhaupt den Überblick über die jeweilige Anzahl behalten können? Können Ihre Teilnehmer Extras wie Spät-Check-In oder Zustellbett vermerken? Werden die Zimmer in Echtzeit durchgebucht? Oder ziehen Sie als Eventmanager aus dem Backend die entsprechenden Listen für jedes Hotel? Wie einfach ist das Zusammenstellen der Listen? Und wie komfortabel ist für Sie ein Update so einer Liste? Sitzen Sie kurz vor Ihrem Event vor der Liste und markieren selbst auf Ihren Listen, wo sich die Änderungen ergeben haben oder kann das die Software für Sie übernehmen? Bei beliebten Tagungshotels kann es auch sein, dass Sie Wartelisten pflegen wollen. Wie können Sie diese für bestimmte Hotels oder Zimmerkategorien managen?

Raumverwaltung und -ausstattung

  • Raumkontingent/-größe
  • Wartelisten für Sessions oder Rahmenprogramme
  • Referentenwünsche
  • Raumübersicht

Einladungsmanagement

Wie wollen Sie Ihre Teilnehmer zu Ihrem Event einladen? Haben Sie einen geschlossenen Teilnehmerkreis oder kann sich (fast) jeder Externe dazu anmelden? Mit anderen Worten: Wie kommen die Daten Ihrer potentiellen Teilnehmer in das neue System? Egal, ob Sie ihr bisheriges CMS nutzen, um Serienbriefe oder E-Mail-Einladungen zu versenden, oder ob Sie das neue Anmeldetool nutzen, durchdenken Sie den Prozess genau und fragen Sie die potentiellen Anbieter nach einer Lösung für das jeweilige Tool.

Datenabgleich

Wie wollen Sie Ihre Daten mit den bisher existierenden Systemen synchron halten - und zwar vor, während und nach der Veranstaltung? Die meisten IT-Anbieter haben einfache Import- und Exportfunktionen, doch wie wollen Sie eventuelle Dubletten managen? Was passiert, wenn Sie beispielsweise 1000 Adressen in die neue IT-Lösung eingespeist haben und sich einige von ihnen im Laufe der Eventvorbereitung ändern? Wollen Sie diese neuen Adressen wieder in Ihre alte Datenbank übertragen - natürlich bereinigt um die Korrektur? Oder brauchen Sie Ihre alte Datenbank gar nicht mehr und nutzen die neue IT-Lösung als einzige Datenquelle für all Ihre Kontakte? Oder soll jeder Teilnehmer seine Daten in Ihre Online-Registrierung eintragen und Sie übertragen diese Daten anschließend in Ihre eigenes CMS? Auch hier sollten Sie die Dubletten und die unvollständigen Adressen rechtzeitig bedenken. Welche Lösung kann Ihnen der IT-Anbieter hierfür unterbreiten?

Buchhaltung und Mahnwesen

Schauen Sie bei der Auswahl eines Online-Anmeldetools genau hin, wenn es um kostenpflichtige Veranstaltungen geht, für die Sie Rechnungen erstellen wollen und müssen. Können automatisch Rechnungen fakturiert werden? Wollen Sie das bei kleineren Veranstaltungen lieber manuell erledigen? Wie funktioniert das Inkasso? D. h., können Sie gleich auf die Einnahmen zugreifen, um bereits andere Anzahlungen für Ihr Event leisten zu können? Oder gibt es festgelegte Intervalle, zu denen der IT-Anbieter Ihnen die Einnahmen abzüglich seiner Gebühr überweist? Welche Zahlungsmittel bietet das Tool und zu welchen Kosten? Denken Sie dabei auch an die unterschiedliche Akzeptanz von Zahlungsmitteln bei Ihrer (internationalen) Zielgruppe.

Apropos Rechnungen: Wenn Sie einen IT-Anbieter wählen, der seinen Hauptsitz nicht in Deutschland hat, vergewissern Sie sich vorab, dass dieser die deutschen Vorschriften, also die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchhaltung (GoB) kennt. Dazu gehören u. a. fortlaufende Rechnungsnummern und auch die Zahlenformate. Teilnehmer wissen möglicherweise nicht genau, was sich hinter "1'000.00 €" verbirgt.

Statistiken und Teilnehmerlisten

Wie komfortabel lassen sich Statistiken und Teilnehmerlisten in verschiedenen Dateiformaten für verschiedene Anwendungszwecke aus dem Backend heraus generieren? Können Sie die Listen auch je Tag, je Raum, je Session oder je Teilnehmer ziehen? Letzteres kann interessant sein, wenn Sie für jeden Teilnehmer ein Zertifikat mit Angabe seiner gebuchten oder besuchten Sessions erstellen wollen.

Druckunterlagen und Check-In

Können Sie über das Tool alle Druckunterlagen produzieren, die Sie während des Events brauchen? Können Sie Namensschilder, Voucher für ausgewählte Sessions oder Teilnahmezertifikate mittels individualisierbarer Formatvorlagen drucken? Oder müssten Sie hierfür die Daten in eine Excel-Tabelle exportieren und mittels klassischer Serienbrieffunktion produzieren? Können Sie den Check-In beispielsweise mittels aus dem System generierten Barcodes vornehmen? Bietet der Anbieter eventuell sogar entsprechend konfigurierte Mietgeräte an?

Matching und Event-App

Auf Veranstaltungen wie Kongressen, Tagungen, Seminaren, Workshops u. ä. geht es vor allem darum, dass sich Menschen treffen. Teilnehmer können ihr Wissen mittlerweile häufig auch online erweitern. Doch der persönliche Austausch ist der Grund, warum Menschen zu Veranstaltungen kommen. Gerade Aussteller und Sponsoren sind besonders daran interessiert, ihre Zielgruppe auf ihrem Event zu treffen. Bietet Ihr IT-Anbieter mit seiner Software auch Matchingfunktionen an - möglicherweise integriert in eine Event-App? Neben dem Matching bieten Event-Apps Einsparpotenziale (für Papier, bei Updates etc.) sowie neue Einnahmechancen, z. B. über Displaywerbung oder Push-Nachrichten.

Kosten

So wie die Anzahl der Anbieter von online basierten Anmeldeportalen unendlich scheint, so unterschiedlich sind auch die Gebühren und -modelle dieser Anbieter. Kostenfreie Events können manchmal sogar auf kostenfreie Anmeldetools zurückgreifen. Wer eine kostenpflichtige Veranstaltung durchführt, sollte sich genau alle Gebühren anschauen und in einer Kalkulation berücksichtigen. Wie hoch ist die Grundgebühr? Gibt es Gebühren je Teilnehmer oder je Umsatz? Gibt es Gebühren für den Einsatz unterschiedlicher Zahlungsmittel? Was kosten Ihre Anpassungswünsche oder der Support für den "Fall der Fälle"? Gerade der Support wird in der Praxis doch häufiger genutzt (werden müssen) als gedacht.

Sonstiges

Einige Tools bieten Ihnen die Möglichkeit, Umfragen zu versenden, Termine und Aufgaben für Ihr Eventteam zu erstellen und zu teilen. Überlegen Sie auch hier genau, was Sie von diesen Zusatzoptionen über dieses Tool wirklich nutzen wollen.

Überblick

Stellen Sie am Ende Ihre Must-haves und Ihre Nice-to-haves in einer Tabelle zusammen und vergleichen Sie so eine - am besten überschaubare - Anzahl von Anbietern.

Teilnehmermanagementsystem

 

Mehr über die Autorin Katrin Taepke

Katrin Taepke hat an der DHBW Ravensburg Messewirtschaft studiert, erfolgreich die Prüfung zum international anerkannten „Certified Meeting Professional“ absolviert sowie von 2011 bis 2013 ein berufsbegleitendes MBA-Studium an der Hochschule für Wirtschaft und Recht (Berlin) mit dem Schwerpunkt „Entrepreneurship“ (innovative Geschäftsmodelle in KMU) absolviert. Seit 2003 plant, budgetiert und organisiert sie federführend in verschiedenen leitenden Positionen Personal- und Bildungsfachmessen sowie Wirtschafts- und wissenschaftliche Tagungen mit bis zu 10.000 Teilnehmer/innen.

 

www.xing.com/profile/Katrin_Taepke

www.linkedin.com/in/katrintaepke/

www.twitter.com/katrintae

 

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