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Veranstaltungen einfach organisieren mit simplyOrg

Veranstaltungen einfach organisieren mit simplyOrg

simplyOrg ist eine umfassende Lösung für einfaches und effizientes Schulungs- und Veranstaltungsmanagement. Durch das Tool werden Arbeitsabläufe bei der Organisation von Veranstaltungen, Kursen und Seminaren automatisiert und die Arbeit damit wesentlich erleichtert. Durch die Automatisierung wiederkehrender Arbeitsabläufe lassen sich Zeit und Kosten sparen. Außerdem wird durch die zentrale Abwicklung aller Prozesse der Planung und Organisation in nur einem System ein Überblick ermöglicht. So lassen sich Status und Kostenplan jedes Projekts zu jedem beliebigen Zeitpunkt aktuell abrufen. In simplyOrg liegen zum Beispiel sämtliche Kontaktdaten zu Teilnehmern, Dienstleistern und Veranstaltungsorten sowie Checklisten zu definierten Arbeitsabläufen, die an mehrere Personen verteilt wurden. Außerdem ist ein Einladungsmanagement sowie ein Online-Portal zur Teilnehmeranmeldung und ein Feedback-Management integriert und per Schnittstelle sind z.B. das Buchhaltungssystem und ein CRM anzubinden. Durch die ganzheitliche Lösung wird garantiert, dass Informationen und Aufgaben nicht verloren gehen. Außerdem entsteht die Möglichkeit, Muster und Zusammenhänge zu erkennen und die Organisation entsprechend zu optimieren.

Wir haben uns simplyOrg einmal näher angeschaut und das Team dazu befragt, was der genaue Nutzen für Veranstaltungsplaner ist.

Was ist das Besondere an Ihrem Produkt?

Durch unsere jahrelange Erfahrung in der Branche kennen wir die Anforderungen der Planer und Organisatoren. Entsprechend wurde unser Tool stetig optimiert und weiter entwickelt. Heute sind wir ein führender Anbieter für Software zur Veranstaltungsorganisation und haben uns besonders auf den Bereich Weiterbildung spezialisiert. Dieser Bereich wird für Unternehmen immer wichtiger, gerade auch wegen der fortschreitenden Digitalisierung. Nur mit regelmäßig geschulten Mitarbeitern können Unternehmen konkurrenzfähig bleiben und weiter wachsen. Auf der anderen Seite bindet man durch Fortbildungsmaßnahmen die Mitarbeiter langfristig. Mit simplyOrg unterstützen wir Unternehmen und Akademien bei einem umfassenden Wissensmanagement, für einen langfristigen Unternehmenserfolg.

Besonderen Wert haben wir bei unserer Software auch auf die Benutzerfreundlichkeit gelegt. Das System ist klar und übersichtlich gestaltet und die Bedienung entsprechend intuitiv und einfach.

 

Was habe ich als Veranstaltungsplaner davon für Nutzen?

Die Arbeitsabläufe für Veranstaltungsplaner werden durch simplyOrg wesentlich vereinfacht. Das fängt bei der Planung der Veranstaltungen an: Kurse werden als Vorlage angelegt und können dann inklusive Ort, Trainer, Inhalten usw. einfach in den Kalender gezogen werden - natürlich unter dem automatischen Hinweis auf Ferien, Feiertage oder bereits ausgebuchte Ressourcen. Kontakte wie Teilnehmer, Unternehmen, Veranstaltungsorte oder Referenten liegen in einer zentralen Datenbank und die Kommunikation kann für jeden nachvollziehbar über das System erfolgen. Zur Bewerbung der Seminare können potentielle Teilnehmer gezielt nach Interessen oder in der Vergangenheit besuchten Veranstaltungen selektiert und per E-Mail direkt aus dem System angesprochen werden. Die Anmeldung erfolgt dann über das integrierte Online-Portal (das natürlich auch in die Unternehmenswebsite eingebunden werden kann) und alle zugehörigen Prozesse wie Bestätigungen, Stornierungen und Informationsversand werden automatisiert abgewickelt. Zur Nachbereitung der Veranstaltung stellt das System detaillierte Auswertungen und Reports zur Verfügung, bietet eine Möglichkeit zum Online-Feedback sowie die automatisierte Erstellung von Rechnungen oder Teilnahmezertifikaten. Durch die automatisierten Abläufe werden Zeit und Ressourcen gespart und durch die zentrale Verwaltung wird eine hohe Qualität gewährleistet.

 

Wohin geht Ihrer Meinung nach die Reise der Digitalisierung in der Eventbranche?

Digital ist nicht einfach nur Online. Natürlich erwarten Veranstaltungsteilnehmer heute eine Online-Anmeldung, Online-Zahlung und Vorab-Informationen per E-Mail. Veranstaltungen werden durch Social Media und Onsite-Techniken bereichert. Außerdem werden Präsenz-Veranstaltungen durch digitale Konferenzen und Webinare ergänzt oder teilweise ersetzt, gerade im Bereich Learning Management. Digital betrifft aber auch die internen Prozesse der Veranstaltungsplanung. Oftmals sind digitale Prozesse bereits vorhanden, laufen aber nicht integriert, sondern nutzen autarke Systeme. Eine ganzheitliche Integration digitaler Systeme ist Herausforderung und Chance für die Zukunft zugleich. Durch eine solche Organisation können Arbeitsabläufe deutlich optimiert und erleichtert werden. Der Kunde rückt wieder mehr in den Fokus, einerseits durch die eingesparte Zeit, andererseits durch digitale Technologien, die ein agiles Handeln und eine spezifische Ansprache der jeweiligen Zielgruppe ermöglichen. Die Digitalisierung trägt also dazu bei, dass Veranstaltungen professioneller und erfolgreicher ablaufen und ermöglicht den Teilnehmer eine optimale Rundum-Erfahrung.

Mehr Informationen zur Software findet man unter http://simplyorg.de