Wissen , Studie , Impulse , Eventmanagement

Veranstaltungen sind Impulsgeber für Wissensvermittlung:

Erfolgsfaktor Teilnehmer-Experience 7.11.2018: Abschlussveranstaltung Future Meeting Space Phase 2 am 7.11.2018 in Berlin

(GCB) Wie lassen sich Veranstaltungen erfolgreich durchführen?", so die Kernfrage in der zweiten Forschungsphase des Innovationsverbunds "Future Meeting Space". Zusammengefasst lautet die Antwort: Um ihre Teilnehmenden zufrieden zu stellen, sollten Veranstaltungsplaner den Fokus auf Wissensvermittlung sowie überraschende oder verändernde - disruptive - Elemente richten und gezielt auf die Bedürfnisse unterschiedlicher Teilnehmertypen eingehen.

Aus den Daten einer Online-Umfrage, die zwischen September 2017 und Juni 2018 durchgeführt wurde, haben das Fraunhofer IAO als Projektbearbeiter sowie die Konsortialführer GCB und EVVC Teilnehmertypen und Erfolgsfaktoren herausgearbeitet und konkrete Handlungsempfehlungen formuliert. Beteiligt waren auch die Forschungspartner KFP Five Star Conference Service GmbH, Panasonic Marketing Europe GmbH, Sennheiser electronic GmbH & Co. KG, SevenCenters of Germany, Tourismus NRW e.V. und VDE e.V. Konferenz Service in Kooperation mit m:con - mannheim:congress GmbH sowie die Education Foundation der Professional Convention Management Association (PCMA) als zusätzlicher Unterstützer.

Sechs Teilnehmertypen und sechs Erfolgsfaktoren

Soziodemografische Fakten sowie eine Reihe von Indizes ergaben geclustert sechs Typen von Teilnehmenden bei Veranstaltungen: Sie unterscheiden sich im Grad der Technikaffinität und im Kommunikationsverhalten, sind mehr oder weniger stark karriereorientiert und auf jeweils unterschiedlichen Ebenen in ihrer Organisation zu finden. Je nach Teilnehmertyp spielen auch Alter und Geschlecht eine Rolle.

© GCB - Erfolgsfaktoren - Als Kernergebnis wurden sechs Erfolgsfaktoren von Veranstaltungen identifiziert

Aus den Umfragedaten haben die Projektbearbeiter von Fraunhofer IAO außerdem sechs Erfolgsfaktoren von Veranstaltungen identifiziert, die miteinander zusammenhängen und sich gegenseitig beeinflussen. Allen voran der "Meta"-Faktor Zufriedenheit, der wesentlich von den beiden weiteren Faktoren Wissensvermittlung und Disruption geprägt ist: Teilnehmende sind dann mit einer Veranstaltung zufrieden, wenn sie neues, im Arbeitsalltag umsetzbares Wissen erwerben konnten und wenn die Veranstaltung sie überrascht oder Veränderungen angestoßen hat. Weitere Erfolgsfaktoren sind der Netzwerkindex, der Interaktionsindex und der Digitalisierungsindex.

Handlungsempfehlungen: Checkliste für Tagungs- und Kongressplaner

Aus der gemeinsamen Betrachtung der Teilnehmertypen und der Erfolgsfaktoren haben die Forschungspartner konkrete Handlungsempfehlungen für die erfolgreiche Durchführung von Veranstaltungen abgeleitet: Dazu zählt die gezielte Unterstützung beispielsweise stillerer oder wenig technikaffiner Teilnehmender ebenso wie Tipps für ein Veranstaltungsdesign, bei dem der zeitliche Aufwand im Verhältnis zum Nutzen steht. Empfohlen werden zudem der Einsatz neuartiger, innovativer Formate und Technologien sowie Visualisierungshilfen und interaktive Formate, um die Wissensvermittlung zu unterstützen. Ein interessantes Ergebnis der Studie ist die große Bedeutung disruptiver Elemente: Veranstaltungen, die Lebensläufe und Organisationen verändern, bleiben nachhaltig in Erinnerung.


Dr. Stefan Rief, Leiter Forschungsbereich Organisationsentwicklung und Arbeitsgestaltung bei Fraunhofer IAO: "Wir haben mit der Studie einen Status-Quo realitätsnaher Teilnehmertypen identifiziert, die relevantesten Erfolgskriterien herausgearbeitet und einige gängige Annahmen zur Wirkungsweise bestimmter Faktoren überprüft." Ilona Jarabek, Präsidentin des EVVC, führt weiter: "Unsere Partner aus der Veranstaltungsbranche können nun die Faktoren identifizieren und stärken, die für ihre Zielgruppe die größte Bedeutung haben. Matthias Schultze, Managing Director des GCB: "Wie die Analyse gezeigt hat, ist die Wissensvermittlung ein wichtiges Thema im Zusammenhang mit Veranstaltungen. Daran anknüpfend wird sich die geplante dritte Forschungsphase des Projekts 'Future Meeting Space' mit der übergeordneten Rolle von Veranstaltungen als Impulsgeber für Wirtschaft und Wissenschaft beschäftigen."