Event-Controlling ist so etwas wie der "weiße Elefant" der Veranstaltungswirtschaft: Alle wissen, dass er im Raum steht, alle reden darüber, aber die meisten wissen nicht so recht, wie sie sich ihm nähern sollen. Woran kann man den Erfolg einer Veranstaltung überhaupt festmachen? Und wie kann man ihn messen, welche Methoden gibt es dazu? Und wann im Veranstaltungsablauf wendet man sie am besten an? Darüber besteht bei vielen Event-Verantwortlichen noch immer große Unsicherheit.

Der Verband der Veranstaltungsorganisatoren e.V. (VDVO) will hier Abhilfe schaffen und hat deshalb eine "Mastermind-Gruppe Event-Controlling" ins Leben gerufen. Geleitet wird sie von Prof. Dr. Hans Rück, dem bekannten Experten für die Erfolgskontrolle von Veranstaltungen von der Hochschule Worms. Auf Basis des Modells von Prof. Dr. Rück hat diese Gruppe einen Leitfaden erarbeitet, der Mitgliedern des VDVO kostenlos zur Verfügung steht. Er gibt eine Übersicht der besten Controlling-Tools und verknüpft diese zu einem alltagstauglichen System der Erfolgsmessung, das für alle Arten von Veranstaltungen geeignet ist.



 

Ausgangspunkt ist die Frage: Was genau soll gemessen werden? Das sind die Zielwirkungen einer Veranstaltung. Dieser Schritt ist der erste und zugleich der schwerste. Denn woran es bei den meisten Veranstaltungen mangelt, sind konkrete, messbare Ziele.

Der zweite Schritt besteht in der Beantwortung der Frage: Woran sollen die Zielwirkungen gemessen werden? Es müssen Messgrößen (Performance Indicators) festgelegt werden, an denen das Ausmaß der Zielwirkungen abgelesen werden kann. Es reicht z. B. nicht aus zu sagen, man möchte mit einer Veranstaltung das Image des eigenen Unternehmens verbessern - man muss präzise sagen, an welchen Imagetreibern man die Veränderung des Images ablesen möchte.

Die dritte Frage lautet: Wie soll gemessen werden? Damit sind die Messverfahren gemeint. Nicht alle gängigen Messverfahren sind auch für Veranstaltungen geeignet. Die haben ihre eigenen Regeln. Man braucht also ein bestimmtes Basiswissen darüber, welche Messverfahren es gibt und welche in einer bestimmten Messsituation zielführend sind.

Und zum Schluss ist auch noch die vierte und letzte Frage zu beantworten: Wann soll gemessen werden? Das ist bei Events von ganz entscheidender Bedeutung, denn es gilt Störungen des Befragungsablaufs unbedingt zu vermeiden. Andererseits haben z. B. Online-Befragungen nach der Veranstaltung auch ihre Tücken.

Aktueller Vortrag zum Thema:

Einen Überblick der wichtigsten Erkenntnisse zum Event-Controlling bietet Prof. Dr. Rück am 20. November 2018 auf der Messe mbt Meetingplace in Frankfurt am Main. Interessierte sollten sich diesen Termin schon jetzt vormerken!

Seminarangebot zum Thema:

Prof. Dr. Rück gibt im Rahmen der Master Class Event & Marketing von Matthias Kindler Seminare zum Thema "Erfolgskontrolle". Der nächste Termin ist am 18 März 2019 in Frankfurt am Main. Anmeldung über www.masterclass-event.de.