Nachdem die letzte Bund-Länder-Konferenz zur Verabschiedung der jeweiligen Maßnahmen zur Eindämmung der Corona-Pandemie im Mai stattfand, wissen Veranstaltungsplaner, dass jetzt die Bundesländer über die Durchführung von Meetings und Events entscheiden. Seitdem aktualisiert der Verband der Veranstaltungsorganisatoren (VDVO) gemeinsam mit der Hospitality Sales & Marketing Association (HSMA) täglich die Übersicht der sich ständig verändernden Länderverordnungen.

Nun beauftragte der VDVO ein Mystery Shopping, um die realistische Machbarkeit von Veranstaltungen zu prüfen. Auch wenn die jeweiligen Behörden und Leistungsträger teilweise große Unterschiede in der Qualität der Bearbeitung der Anfragen offenbaren, so wird bereits eines deutlich: Das Ganze ähnelt der Einholung des Passierscheins A38 aus „Asterix erobert Rom“.

Doch fangen wir mit dem guten Beispiel an. „Mich hat es wirklich begeistert wie sich der Leiter der Abteilung Gesundheit des Landes Brandenburg eingesetzt hat und sich Zeit genommen hat, obwohl er den Schreibtisch voll hat. Er machte deutlich, dass er ein großes Interesse besitzt, dass die Menschen wieder nach Brandenburg kommen sollen“, freut sich die Projektleiterin Dorit Schröder des VDVO-Fördermitglieds „Meetingdeals“. Der Veranstaltungsdienstleister hat im Auftrag des VDVO eine Anfrage platziert. Hierbei handelte es sich um eine eintägige Tagung am 10. Juni 2020 mit 50 bis 100 Teilnehmern in jeweils einer Destination in jedem Bundesland. Angefragt wurden die zuständigen Landes- und Kommunalbehörden sowie jeweils ein Ketten- und Privathotel mit Tagungskapazitäten.

Auch wenn die kommunale Gesundheitsbehörde in Potsdam zu dem Ergebnis kam, dass die Veranstaltung doch nicht stattfinden darf, sieht die Euphorie für das wieder anlaufende Tagungsgeschäft in den meisten anderen Bundesländern schon anders aus. Es erinnert dann doch ein wenig an den Zeichentrickfilm „Asterix erobert Rom“. Für diejenigen, die keine Fans dieses Kult-Comics sind, sei kurz die Handlung erklärt:  

Nachdem die Legionäre Roms erneut von den unbeugsamen Galliern vernichtend geschlagen wurden, sieht sich Julius Cäsar mit dem Gerücht konfrontiert, die Barbaren könnten Götter sein. Um dies zu entkräften, stellt er Asterix und Obelix zwölf Aufgaben, mit deren Lösung sie ihre Göttlichkeit beweisen sollen. Die 8. Aufgabe ist das Besorgen des „Passierscheins A 38“ aus der Präfektur, dem „Haus, das Verrückte macht“. Dabei werden sie für ein Antragsformular kreuz und quer durch den Gebäudekomplex von einem Beamten zum nächsten geschickt, die sich alle dafür als nicht zuständig ausgeben.

Und so ging es dann auch Dorit Schröder im Saarland und Saarbrücken: „Gegenseitig aufeinander verweisen, aber keiner von beiden kann eine Antwort geben; das frustriert dann schon“, so die erfahrene Tagungsplanerin. Da scheint es dann schon hilfreicher zu sein, gar nicht erst zu antworten, was immerhin auf fünf Landesbehörden zutrifft. Wobei dies für NRW konkretisiert werden muss, denn hier lautete die Antwort, dass derzeit nicht detailliert und in gewünschter Qualität geantwortet werden kann. Und weiter: „…sollten Sie auch in den nächsten Tagen nicht fündig werden, so wenden Sie sich gerne wieder an uns. Bitte verwenden Sie dann in der Betreffzeile die Worte ‚ERNEUTE ANFRAGE‘. Wir bemühen uns dann um möglichst schnelle Klärung Ihres Anliegens...“

Was ebenfalls positiv überraschte: Die Reaktionszeiten der regionalen Behörden sind in Anbetracht der Lage sehr kurz. Der Wermutstropfen ist jedoch, dass mehr, als auf die bestehenden Verordnungen zu verweisen, nicht möglich ist. Von daher ist eine zentrale Forderung des VDVO, einen konsolidierten Hygienestandard als Leitplanke auf Basis aller Konzepte (einschließlich Österreich und der Schweiz) für Veranstaltungen verabschieden zu lassen. Hierzu war der VDVO-Vorstandsvorsitzende Bernd Fritzges u. a. letzte Woche vom tourismuspolitischen Sprecher, Herrn Jörg Markert MdL, sowie dem wirtschaftspolitischen Sprecher, Herrn Jan Hippold MdL der CDU-Fraktion des Sächsischen Landtages, eingeladen worden, um eine sächsische Position gegenüber dem Bund zu möglichen Unterstützungen für die Reise- und Eventbranche zu besprechen.

„Das Ergebnis des Mystery Shoppings zeigt, dass die Behörden auf kommunaler Ebene leistungsfähiger sind, als ich erwartet hätte,“ so Fritzges. Er gibt jedoch zu bedenken, dass die Behörden derzeit die Einreichung von Hygienekonzepten fordern, obwohl keine eindeutigen Vorgaben bestehen und somit Tagungs- und Eventplaner ggf. ein Verbot zur Durchführung ihrer Veranstaltung erhalten, was man hätte vermeiden können. Aber woran soll der Veranstaltungsplaner sich orientieren? „Wir brauchen einerseits klare Leitplanken, auf die sich alle einigen. Die DFL hat es doch vorgemacht, hier habe ich am Ende auch keine Stimme gehört, die den Föderalismus vorgeschoben hat, um das Hygienekonzept der Fußball-Bundesliga zu torpedieren. Darüber hinaus gehört in den Verordnungen aufgenommen, dass ein Hygienekonzept vorhanden sein, aber nicht per se eingereicht werden muss. Nur so schaffen wir es überhaupt einen Zustand zu erreichen, der die Platzierung von Meetings und Events wieder zulässt“, so Fritzges.

Was der VDVO-Frontmann damit andeutet ist der enorme Mehraufwand, der nicht nur vor Ort in den Event-Locations und Tagungshotels betrieben werden muss, sondern auch bereits in der Vorbereitung und Organisation von Veranstaltungen. Blickt man auf das Ergebnis der Testanfrage in Bezug auf die Tagungshotels, zeigt sich ebenfalls kein einheitliches Bild. Von geschlossenen Häusern, über gar keinen Unterschied im Angebot, bis hin zu Hygienekonzepten finden sich hier ebenfalls viele Variationen im Angebot der Leistungsträger wieder.

Insgesamt zeigt das Ergebnis, dass in 7 Bundesländern unter bestimmten Voraussetzungen die Tagung stattfinden kann, in 6 Bundesländern ist es unklar und in den 3 verbleibenden wurde die Veranstaltung untersagt. 

Der VDVO stellt die Übersicht des Mystery Shoppings unter coronavirus.vdvo.dezur Verfügung.

Mitglieder des Verbandes erhalten ebenfalls die Namen der jeweiligen Leistungsträger.

Es bleibt abzuwarten, wie viele Prüfungen auf die Meeting- und Eventbranche noch zukommen werden. Am Ende der Pandemie geht es den Veranstaltungsorganisatoren dann hoffentlich wie Asterix und Obelix. Sie haben alle 12 Aufgaben erfüllt und Cäsar sieht die Göttlichkeit der Gallier als erwiesen und überträgt ihnen die Herrschaft über das Römische Reich. Den Mitgliedern der Veranstaltungswirtschaft würde die „Herrschaft“ über ihr Business sicher schon reichen….