Schedule ITB MICE TRACK


12.03.2021
| 10:15 Uhr | 10:15 a.m.

Matthias Schultze | General Manager | GCB

Die zukünftige Rolle von Events im Kommunikationsmix von Organisationen

Welche Rolle spielen Events im Kommunikationsmix von Organisationen in der Zukunft? Welche Art von neuen Fähigkeiten wird benötigt werden? Anhand welcher Kriterien lässt sich der Erfolg von Events messen?

Die COVID-19-Pandemie hat die Welt der Events rasant verändert. Während vor nicht allzu langer Zeit sowohl private als auch berufliche Veranstaltungen eine Selbstverständlichkeit waren, wird der persönliche Besuch einer Veranstaltung in Zukunft unter anderem von einem ganz klaren Mehrwert gegenüber der rein virtuellen Teilnahme abhängen. Genau mit dieser Frage - der Rolle von Events - hat sich das FMS-Innovationsnetzwerk in seiner dritten Forschungsphase beschäftigt.

Neben der zukünftigen Rolle von Veranstaltungen analysierten die Forschungspartner drei weitere verwandte Themen: Erstens die Erfolgsmessung von Events, die sich sowohl auf betriebswirtschaftliche Kennzahlen als auch auf qualitative Kriterien stützen kann, zweitens die sich verändernden Qualifikationsprofile von Event-Professionals und drittens neue Anforderungen an Locations, DMOs, Agenturen und andere Dienstleister, die sich in Zukunft erfolgreich am Markt positionieren wollen.

Diese Präsentation beantwortet nicht nur die aktuellsten Forschungsfragen der gerade beendeten Phase 2019/2020. Er gibt auch einen Überblick über die Ergebnisse der Forschung seit 2015, einschließlich verschiedener Zukunftsszenarien von Veranstaltungstypen, Teilnehmertypen und der Beschreibung von Erfolgsfaktoren von Veranstaltungen.

The future role of events in the communication mix of organisations

What is the role of events in the communication mix of organisations in the future? Which type of new skill will be needed? What criteria can be used to measure the success of events?

The COVID-19 pandemic has rapidly changed the world of events. While private as well as professional events where a given not long ago, attending an event in person in the future will depend among other things on a very clear added value compared to purely virtual participation. It was precisely this question – the role of events – that the FMS innovation network addressed in its third research phase.

In addition to the future role of events, the research partners analysed a further three related topics: Firstly, how to measure the success of events, which can be based both on key business figures and qualitative criteria; secondly, the changing skills profiles of event professionals, and thirdly new requirements for locations, DMOs, agencies and other service providers who want to position themselves successfully in the market in the future.

This presentation not only answers the most current research questions of the just ended 2019/2020 phase. It also gives an overview of the results of the research since 2015, including different future sessions scenarios of event types, attendee types and the description of success factors of events.



12.03.2021
| 10:40 Uhr | 10:40 a.m.

Bernd Fritzges | Vorstandsvorsitzender | VDVO
Daniel Steinbichler | CEO | weframe AG

Push'21 - der nächste Schritt zu besseren Meetings

Mit der Initiative PUSH'21 initiieren der VDVO und seine Fördermitglieder ein Projekt, das nicht nur bei der Bewältigung der Herausforderungen der Veranstaltungsbranche in Bezug auf die massiven, pandemiebedingten Umsatzeinbrüche helfen soll, sondern auch die fortschreitende Digitalisierung und die damit verbundenen Veränderungen der Veranstaltungsformate für die Zukunft aller Marktteilnehmer positiv gestalten soll.

Dazu erklärt Daniel Steinbichler mit seiner Vision "Meetings effizient machen", warum co-kreative und hybride Meetings im Kontext des gesellschaftlichen und digitalen Wandels ein enormes Wachstum erfahren werden. Mit einer Vielzahl eigener Best-Practice-Beispiele aus dem Unternehmensbereich greift der Münchner Unternehmer, Mitgründer und CEO der weframe AG auf längst begonnene Veränderungsprozesse zurück.

Welchen Einfluss dies auf die sich verändernde Portalökonomie der Meeting- und Eventbranche und damit auch für Tagungshotels, Tagungslocations und Dienstleister haben wird, erläutert Bernd Fritzges. Im Rahmen der ITB Berlin NOW gibt der VDVO-Vorstandsvorsitzende und Unternehmer erstmals exklusive Einblicke in neue Buchungssysteme für paketierte Tagungslösungen.

Beide Referenten werden allen Teilnehmern konkrete Mehrwerte aufzeigen, um deutlich zu machen, welche Unterstützung die Initiative PUSH'21 bei der notwendigen Transformation der Akteure leisten kann.

Push'21 - the next step to better meetings

With the PUSH'21 initiative, the VDVO and its supporting members are initiating a project that will provide assistance not only in overcoming the challenges facing the events industry in relation to the massive, pandemic-related slump in sales, but also in positively shaping the ongoing digitalization and the associated changes in event formats for the future of all market participants.

To this end, Daniel Steinbichler explains with his vision of "making meetings efficient" why co-creative and hybrid meetings will experience enormous growth in the context of social and digital change. With a multitude of his own best practice examples from the corporate sector, the Munich-based entrepreneur, co-founder and CEO of weframe AG already draws on change processes that have long since begun.

Bernd Fritzges explains what influence this will have on the changing portal economy of the meeting and event industry and therefore also for conference hotels, meeting locations and service providers. In the course of the ITB Berlin NOW conference, the VDVO chairman of the board and entrepreneur will for the first time provide exclusive insights into new booking systems for packaged meeting solutions.

Both speakers will demonstrate concrete added values to all participants in order to make clear which support the PUSH'21 initiative can provide for the necessary transformation of the stakeholders.



12.03.2021
| 11:00 Uhr | 11:00 a.m.

Doreen Biskup | stellv. Vorstandsvorsitzende | VDVO
Bernd Fritzges | Vorstandsvorsitzender | VDVO
Katharina Reuter | Geschäftsführerin | Bundesverband Unternehmensgruen
Stefan Lohmann | Gründer | Sustainable Event Solutions
Jürgen May | Geschäftsführer | 2bdifferent

Nachhaltige Events - Warum wir noch darüber reden müssen

Die Veranstaltungsbranche ist in ihrer Existenz bedroht und Hilfe ist notwendig. Gleichzeitig macht die parallele Corona- und Klimakrise deutlich, dass Business-as-usual keine Option ist. Zwei Dinge sind nötig, um die Existenz der Branche zu sichern: Firmen und Selbstständige der Veranstaltungsbranche müssen geschützt werden - so wie es das Bündnis #AlarmstufeRot von der Bundesregierung fordert - und es müssen staatliche Mittel zur Verfügung stehen, damit die Branche bis spätestens 2030 vollständig nachhaltig und klimaneutral wird. Die Keyplayer des Marktes forderten daher ein sofortiges, maßgeschneidertes Konjunkturpaket für eine nachhaltige Veranstaltungsbranche. Hören Sie Katharina Reuter (Bundesverband Unternehmensgrün e. V.), Stefan Lohmann (Live Entertainment Expert), Jürgen May (2bdifferent), Bernd Fritzges (VDVO) und Doreen Biskup (VDVO), wenn sie über die Ziele dieses Handlungsaufrufs sprechen.

Sustainable Events - Why we still need to talk about

The very existence of the events industry is under threat and help is necessary. At the same time the parallel corona and climate crises make it clear that business-as-usual is not an option. Two things are required in order to secure the existence of the industry: firms and self-employed events professionals must be protected – as the #AlarmstufeRot alliance has demanded from the federal government – plus government funds must be available to enable the industry to become fully sustainable and climate neutral by 2030 at the latest. Therefore, the keyplayers of the market called for an immediate tailor-made stimulus package to create a sustainable events industry. Listen to Katharina Reuter (Bundesverband Unternehmensgrün e. V.), Stefan Lohmann (Live Entertainment Expert), Jürgen May (2bdifferent), Bernd Fritzges (VDVO) and Doreen Biskup (VDVO) when they talk about the goals of this call to action.



12.03.2021
| 11:20 Uhr | 11:20 a.m.

Jürgen May | Geschäftsführer | 2bdifferent

Sind virtuelle Veranstaltungen wirklich nachhaltiger?

Die meisten Menschen gehen ungeprüft davon aus, dass ein virtuelles Event immer nachhaltiger ist als ein physisches. Doch ist dem wirklich so? Knapp 40 Millionen Tonnen CO2 jährlich verursachte allein Deutschland in 2019 durch den Betrieb des Internets und internetfähiger Geräte – und das bereits vor Ausbruch des Coronavirus.

Ist auch die Digitalbranche mit ihren Servern und Rechenzentren, energieintensiven Herstellung von Endgeräten und dem enormen Stromverbrauch, zu einem Umweltproblem geworden? Die Digitalisierung eines Events, eines Seminares oder eines Kongresses sollte am Ende des Tages mindestens so viel CO2-Emissionen vermeiden, wie sie verursacht, so die Ansicht von Jürgen May, Geschäftsführer von 2bdifferent, Beratungsagentur für Nachhaltigkeit in der Veranstaltungswirtschaft. Noch besser wäre es natürlich, würde diese Bilanz positiv im Sinne der Nachhaltigkeit ausfallen.

Doch welche Faktoren für mehr Nachhaltigkeit müssen bei virtuellen Events konkret abgewägt werden? Ein Event lässt sich hierfür aufteilen: in die Planungs- bzw. Pre-Event-Phase, das Main-Event selbst und die After-Event-Phase. Bereits beim Entwurf hybrider oder virtueller Messen, von Messeständen, Kongressen, Tagungen oder Webinaren – sprich dem Requirements Engineering, sollten Nachhaltigkeitsaspekte berücksichtigt werden. Doch an valide Zahlen bei der Digitalisierung von Veranstaltungen zu kommen, gestaltet sich schwierig. Die meisten Anbieter virtueller Events können oder wollen hierzu keine Daten liefern.

Zudem endet die Nachhaltigkeit bei virtuellen oder hybriden Veranstaltungen nicht beim Erstellen des CO2-Fußabdrucks und dem Bezug von Ökostrom, sondern spiegelt sich u.a. bei sozialen Gesichtspunkten der Nachhaltigkeit wider. Ergänzend findet hier auch das Thema Lieferkette Berücksichtigung, da es zu betrachten gilt, wo die Programmierung stattfindet z. B. durch Outsourcing in China, Indien oder Russland und die Server und Endgeräte produziert werden. D.h. z. B. wie sind dort die Arbeitsbedingungen, Vergütungen, Sozialstandards und Menschenrechte?

Für Jürgen May stellt sich damit die Frage: Kann die Digitalisierung in der Eventbranche schlussendlich zu einer nachhaltigeren, grüneren und gerechteren Welt beitragen oder feuert der Digitalisierungsboom den Klimawandel und Menschenrechtsverstöße weiter an? Ein Thema, über das sich jeder Planer von digitalen Events grundlegende Gedanken machen sollte.

Are virtual events really more sustainable?

Most people make the unchecked assumption that a virtual event is always more sustainable than a physical one. But is this really the case? Almost 40 million tons of CO2 per year were caused by the operation of the Internet and Internet-enabled devices in Germany alone in 2019 - and that was even before the outbreak of the corona virus.

Has the digital industry with its servers and data centers, energy-intensive manufacturing of end devices and enormous power consumption, also become an environmental problem? At the end of the day, the digitization of an event, a seminar or a congress should avoid at least as much CO2 emissions as it causes, according to Jürgen May, managing director of 2bdifferent, consulting agency for sustainability in the event industry. It would be even better, of course, if this balance were positive in terms of sustainability.

But which factors for more sustainability have to be weighed up concretely for virtual events? An event can be divided into the planning or pre-event phase, the main event itself and the after-event phase. Sustainability aspects should already be taken into account when designing hybrid or virtual trade shows, trade show booths, congresses, conferences or webinars - in other words, during requirements engineering. However, it is difficult to obtain valid figures for the digitization of events. Most providers of virtual events are unable or unwilling to provide data on this.

In addition, the sustainability of virtual or hybrid events does not end with the creation of a carbon footprint and the purchase of green electricity, but is reflected in social aspects of sustainability, among other things. In addition, the topic of the supply chain is also taken into account here, as it is necessary to consider where the programming takes place, e.g. through outsourcing in China, India or Russia, and where the servers and end devices are produced. That means, for example, what are the working conditions, remuneration, social standards and human rights like there?

For Jürgen May, this raises the question: can digitalization in the event industry ultimately contribute to a more sustainable, greener and fairer world, or does the digitalization boom further fuel climate change and human rights abuses? This is a topic that every planner of digital events should give fundamental thought to.



12.03.2021
| 11:40 Uhr | 11:40 a.m.

Lubomila Jordanova | Gründerin | Plan A
Felix Rundel | Mitgründer | futurehain

Grünere Weiden: Wie Meetings die globale Nachhaltigkeit vorantreiben können

Lassen Sie uns die Fakten rekapitulieren: Die führenden Wissenschaftler der Welt haben gewarnt, dass wir noch etwa 10 Jahre Zeit haben, um die globale Erwärmung auf maximal 1,5 °C zu begrenzen. Wenn wir dieses Ziel verfehlen, werden wir das Risiko von katastrophalen Dürren, extremer Hitze, Überschwemmungen und - als Folgen - Massenmigration und Armut für Millionen von Menschen deutlich erhöhen. Die Einhaltung des 1,5C-Ziels erfordert jetzt, dass alle Teile der Gesellschaft, der Industrie und der Politik zu neuen grünen Lebens-, Produktions- und Regierungsweisen übergehen.

Wie viele andere Branchen hat auch die Meeting- und Event-Community erkannt, dass Nachhaltigkeit kein vorübergehender Trend oder ein "nice-to-have" ist, sondern vielmehr eine Frage der Dringlichkeit, der Führung und der großen Chance. In den letzten zehn Jahren ist das Thema Nachhaltigkeit bei Veranstaltungen auf dem Vormarsch - mit Veranstaltern, die ISO-Normen einführen, sich zu Nachhaltigkeitskodizes verpflichten und Branchenplattformen, auf denen Expertengespräche darüber geführt werden, wie man Plastik entfernen, lokal verpflegen und Lieferketten "grüner" gestalten kann.

Die große Frage ist: Tun wir genug? Und ist es genug, wenn ein paar Pioniere den Weg vorgeben, während die breite Masse der Veranstaltungen immer noch Business-as-usual macht? Ein ganzes Jahr lang hat uns die Pandemie nun gezwungen, radikal anders zu arbeiten - ob gewollt oder nicht, der Wechsel zu digitalen Veranstaltungen hat den ökologischen Fußabdruck der Branche massiv reduziert. Aber was sind die neuen Standards, nach denen wir arbeiten werden, wenn die Pandemie vorbei ist? Ist die neue Normalität bei nachhaltigen Veranstaltungen lediglich eine klügere Version von 2019?

Lubomila Jordanova (CEO und Gründerin von Plan A) und Felix Rundel (Mitgründer von futurehain) glauben, dass wir als Gemeinschaft einen Schritt nach vorne machen müssen. Die Meeting-Branche hat nicht nur die Verantwortung, eine nachhaltige Industrie zu werden. Als Versammlungsplattform und Katalysator des Wandels für viele andere Branchen haben Business-Events auch die einzigartige Chance, zu den führenden Stimmen des grünen Wandels zu gehören. Auf der ITB 2021 teilen Lubomila und Felix ihre Vision und demonstrieren eine Weltpremiere - den brandneuen Event Carbon Calculator von Plan A, der Veranstaltungen hilft, ihren Carbon Footprint zu messen, zu vergleichen und auszugleichen.

Greener pastures: How meetings can spearhead the global sustainability effort

Let’s recap the facts: The world’s leading scientists have warned that we have about 10 years left to make sure global warming is kept at a maximum of 1.5C. If we fail this goal, we will significantly increase the risk of catastrophic droughts, extreme heat, flooding and – as consequences – mass migration and poverty for millions of people. Keeping the 1.5C goal requires all parts of society, industry and policy to move on to new green ways of living, producing and governing – now.

Like many other industries, the meetings and events community has realized that sustainability is not a temporary trend or a nice-to-have, but rather a matter of urgency, leadership and great opportunity. For the last decade, the topic of sustainability in events has been on the rise – with organizers adopting ISO standards, committing to sustainability codices and industry platforms buzzing with expert conversations on how to remove plastics, cater locally and “greenify” supply chains.

The big question is: Are we doing enough? And is it enough if a few pioneers are leading the way while a broad mass of events are still doing business-as-usual? For one full year now, the pandemic has forced us to work radically different ¬– intentional or not, the shift to digital events massively reduced the industry’s environmental footprint. But what are the new standards we will work by when the pandemic ends? Is the new normal in sustainable events merely a wiser version of 2019?

Lubomila Jordanova (CEO and Founder of Plan A) and Felix Rundel (Co-Founder futurehain) believe that we as a community need to step up. The meetings industry does not only have the responsibility to become a sustainable industry, as gathering platforms and catalysts of change for many other industries, business events also have the unique chance to be among the leading voices of the green shift. At ITB 2021, Lubomila and Felix share their vision and demonstrate a world premiere – Plan A’s brand-new event carbon calculator that helps events measure, compare and offset their carbon footprint.



12.03.2021
| 12:00 Uhr | 12:00 a.m.

Irina Graf | Gründerin | The miceblog & #eventplannerstalk
Heidi Legein | Geschäftsführerin | The MICE Guru
Elina Jutelyte | Gründerin | Endo-Exo-Event Management & Consulting

Vertrauensbildung durch Social Media und Online-Kommunikation - Best-Case-Beispiele aus virtuellen Veranstaltungen

Diese Session befasst sich mit der rasanten Entwicklung virtueller Veranstaltungen und wie der Aufbau von Vertrauen immer wichtiger wird, um das richtige Publikum anzuziehen und zu binden. Der Aufbau von Vertrauen online unterscheidet sich vom Aufbau von Vertrauen von Angesicht zu Angesicht. Die Podiumsteilnehmer stellen praktische Beispiele vor, z. B. durch Community-Engagement, Minimierung von Reibungsverlusten im Registrierungs- und Teilnahmeprozess, Reaktionsfähigkeit und Sichtbarkeit online und mehr. Darüber hinaus präsentieren die Podiumsteilnehmer Vorschläge, wie man online Vertrauen aufbauen kann, sei es durch strategische Partnerschaften, Community-Management usw., und stellen abschließend wichtige Social-Media-Plattformen vor, die dabei helfen, vor, während und nach einer Veranstaltung Vertrauen aufzubauen. Die Diskussionsteilnehmer teilen Beispiele von eigenen Veranstaltungen, darunter der Freelance Business Month und The Digital Trip.

Building trust through social media and online communication - best case examples from virtual events

This session looks at the rapid evolvement of virtual events and how building trust becomes more and more important to attract and retain the right audience. Building trust online differs from building trust face-to-face, and the panelists present practical examples, e.g. through community engagement, minimising friction in the registration and participation process, being responsive and visible online and more. Further, the panelist present suggestions how to build trust online, whether through strategic partnerships, community management etc., and conclude by sharing key social media platforms that help build trust pre, during and after the event. The panelist share examples from own events, including the Freelance Business Month and The Digital Trip.



12.03.2021
| 12:20 Uhr | 12:20 a.m.

Doreen Biskup | Stellv. Vorstandsvorsitzende | VDVO
Felix Rundel | Mitgründer | futurehain
AC Coppens | CEO | The Catalysts
Regina Friess | Professorin für Medienkonzeption | HTW Berlin
Christian Mio Loclair | Kreativdirektor | Waltz Binaire

Menschliche Begegnungen in digitalen Welten: Virtuelle Meetings für Vertrauen und Emotionen gestalten.

Wir haben in den letzten Monaten oft darüber diskutiert und mittlerweile würden die meisten von uns zustimmen, dass digitale Meetings niemals in der Lage sein werden, physische Meetings vollständig zu ersetzen. Es gibt dieses schwer fassbare, intime Element, das wir an IRL-Veranstaltungen schätzen - das Gefühl, tatsächlich zusammen zu sein, die menschliche Note. Als Teilnehmer lieben wir es, sozial zu sein und neue Verbindungen zu entdecken. Und vermissen wir nicht diese zufälligen Begegnungen mit Fremden in der Kaffeeschlange?

Während Veranstaltungen in der anhaltenden Pandemie stark eingeschränkt bleiben und Meeting-Enthusiasten sehnsüchtig auf die Rückkehr physischer Veranstaltungen warten, um wieder "das Echte" zu erleben, verstärken digitale Plattformen und virtuelle Meeting-Designer ihre Bemühungen, die menschliche Berührung, das Gefühl der Zusammengehörigkeit und echte Emotionen in virtuellen Räumen nachzubilden. Ob digitale Podiumsdiskussionen, Kleingruppen-Workshops oder vollwertige 3D-Welten - die Krise hat uns kreativer und raffinierter gemacht, wenn es darum geht, Gruppen zusammenzubringen, den Flow zu managen und die Co-Kreation zu kanalisieren.

Aber was genau sind die Rezepte, um Vertrauen und Nähe zwischen Fremden und Menschenmengen in virtuellen Räumen zu schaffen? Welche Werkzeuge und Techniken können wir einsetzen, um Atmosphären und Umgebungen zu schaffen, die intime Gespräche und Gefühle der Zugehörigkeit ermöglichen? Nehmen Sie an diesem Gespräch zwischen Experten mit unterschiedlichem Hintergrund teil: Forschung, Meeting-Design, Moderation und Plattform-Entwicklung. Gemeinsam werden sie Einblicke und praktische Ideen für die Gestaltung von Veranstaltungen geben, die energiegeladen, emotional und lebendig sind.

Human encounters in digital worlds: Designing virtual meetings for trust and emotion

We’ve discussed it many times over during the last months and by now, most of us would agree that digital meetings will never be able to fully replace physical ones. There is this elusive, intimate element we cherish in IRL events – the sensation of actually being together, the human touch. As participants, we love to be social and explore new connections. And don’t we miss those serendipitous encounters with strangers in the coffee line?

While events remain heavily restricted in the ongoing pandemic and meeting enthusiasts eagerly wait for the return of physical events to again experience “the real thing”, digital platforms and virtual meeting designers are boosting efforts to recreate the human touch, feelings of togetherness and real emotions in virtual spaces. Whether it’s digital panel discussions, small group workshops or full-fledged 3D worlds, the crisis has made us more creative and sophisticated in bringing groups together, managing flow and channeling co-creation.

But what exactly are the recipes needed to create trust and closeness between strangers and crowds in virtual spaces? What are the tools and techniques we can use to build atmospheres and environments that enable intimate conversations and feelings of belonging? Join this conversation between experts from various backgrounds: research, meeting design, facilitation and platform development. Together, they will provide insights and practical ideas for creating events that are energetic, emotional and lively.


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ITB MICE FORUM Rückblick 2019