"Nicht die Kamera macht das Bild, sondern der Fotograf." 

(Beitrag von Katrin Taepke) Doch welche Bilder soll er denn von Ihrer Veranstaltung machen? Hier gilt, wie in allen anderen Lebensbereichen auch, wenn Sie wissen, was Sie wollen, erreichen Sie Ihr Ziel sehr viel wahrscheinlicher. So lohnt es sich, auch bei Ihrer nächsten Veranstaltung Zeit in die Zusammenarbeit mit Ihrem Fotografen zu investieren. 

1. Finden Sie den Richtigen

Nehmen Sie sich die Zeit und machen sich vorab Gedanken, welche Art von Bildern Sie benötigen. Stehen bei Ihrem Event die Menschen im Mittelpunkt, suchen Sie einen Portrait- und Eventfotografen. Geht es Ihnen um die Dokumentation Ihrer erstklassigen Lichttechnik und des Bühnenbildes, dann werden Sie wohl eher einen Fotografen mit Expertise auf diesem Gebiet suchen. Egal ob Sie über Mundpropaganda, über Fotografen- oder Kreativportale wie beispielsweise dasauge.de, ob Sie Suchmaschinen nutzen oder Initiativangebote von Fotografen auswerten, schauen Sie sich seine Referenzfotos an. Sprechen Sie diese an? Könnten Sie sich auch Ihr Event in dieser Bildsprache vorstellen? Hat er Erfahrungen mit genau der Art von Event, welches Sie gerade organisieren? Ein Abiball, ein wissenschaftlicher Kongress, ein Festival, eine politische Informationsveranstaltung oder eine Messe - sie alle unterscheiden sich deutlich in den Anforderungen an den Fotografen. So hat auch jeder Fotograf (und da spreche ich aus Erfahrung als Hobbyfotografin) seine Schwerpunkte.

2. Briefen Sie den Richtigen 

Auch ein Profi braucht ein Briefing! Welche Fotos erwarten Sie und wofür wollen Sie diese verwenden? Denken Sie dabei sowohl an die Bildgrößen und -formate als auch an die Verwendungszwecke. Benötigen Sie eher Masse oder Klasse? Brauchen Sie also von jedem Referenten, Aussteller oder Sponsoren ein Bild oder sind Ihnen wenige, erstklassige Fotos von einigen VIPs wichtig? Was soll beim Betrachter der Bilder ankommen? Beispielsweise könnte Interaktion im Vordergrund stehen. Dann benötigen Sie lebendig wirkende Bilder, z. B. von Mitmachaktionen oder von Personen im Gespräch. Wenn Sie jedoch zeigen wollen, wie viele Teilnehmer dabei waren, um im nächsten Jahr Sponsoren akquirieren zu können, brauchen Sie Bilder mit vollen Gängen in der Messehalle oder in den Vortragsräumen. Brauchen Sie vielleicht Beweismaterial, um zu dokumentieren, dass Sie alle Kundenanforderungen umgesetzt haben, sollte auch dies Ihr Fotograf rechtzeitig erfahren. Geht es darum, die erstklassige Technik zu dokumentieren? Oder wollen Sie die Atmosphäre vor Ort einfangen und beispielsweise auch Ruhezonen oder liebevoll dekoriertes Catering zeigen? Klären Sie mit Ihrem Fotografen, wie Personengruppen erscheinen sollen. Hier könn(t)en Sie sich von der Masse der Bilder abheben, die eine Gruppe von frontal zur Kamera stehenden und wenig freundlich schauenden Herren in dunklen Anzügen zeigen. Sehr authentische und ansprechende Fotos können entstehen, wenn Menschen ins Gespräch vertieft sind und "nebenbei" fotografiert werden. 

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte! Erleichtern Sie sich und Ihrem Fotografen die Abstimmung und senden Sie ihm Beispielbilder, die Ihnen von anderen Events gefallen. Ein Gruppenbild kann beispielsweise so oder so aussehen:

  Fotocredits: Time Change GmbH

Denken Sie auch an die Highlights Ihrer Veranstaltung. Häufig befinden sich sehr viele Personen in einem großen Saal mit Reihenbestuhlung. Welcher Eindruck soll auf den Fotos vermittelt werden? Sollen die vielen Personen zu sehen sein? Wollen Sie Fotos von der Eröffnung oder einer Keynote mit vielen (teilweise angeschnittenen) Hinterköpfen? Oder soll die erste Reihe von vorn sichtbar sein? Diese ist oft für VIPs reserviert, in der Praxis jedoch nicht durchgängig besetzt. Das führt dazu, dass gerade ihr TOP-Event leer wirkt. Kümmern Sie sich darum, dass diese Stühle besetzt werden - im Zweifelsfall mit Ihren eigenen Mitarbeitern. 

3. Wer schreibt, der bleibt

Stellen Sie Ihrem Fotografen ein Briefing-Dokument mit mindestens folgenden Punkten zusammen 

• Veranstaltungsdatum (also Wochentag und Datum) 

• Briefingtermin vor Ort

• Einsatzbeginn und -ende

• Programmablauf und - highlights 

• wichtige Personen (mit Foto zum Erkennen für den Fotografen) 

• Ihre mobilen Kontaktdaten 

• Kurzfassung Ihres mündlichen Briefings 

Schließen Sie mit dem Fotografen einen Vertrag bzw. nehmen Sie sein Angebot an.

4. Denken Sie an das Kleingedruckte

Damit sind die Rechte und Genehmigungen im Zusammenhang mit den Fotografien gemeint. Denken Sie dabei sowohl an die Urheberrechte des Fotografen als auch an das Recht Ihrer Teilnehmer: das Recht am eigenen Bild. Grundsätzlich gilt: 

Der Fotograf genießt das Urheberrecht für die von ihm gemachten Bilder. Klären Sie mit ihm im Detail welche Nutzungsrechte Sie mit dem Honorar erworben haben. Von der  Namensnennung sind Sie mit der Bezahlung einer Rechnung nicht automatisch entbunden.  Denn § 13 Satz 1 des Urheberrechtsgesetzes sieht vor: "Der Urheber hat das Recht auf Anerkennung seiner Urheberschaft am Werk. Er kann bestimmen, ob das Werk mit einer Urheberbezeichnung zu versehen und welche Bezeichnung zu verwenden ist."

Der fotografierte Teilnehmer hat ein Recht auf informationelle Selbstbestimmung. Das bedeutet, dass sie ein Recht darauf haben, selbst darüber zu entscheiden, welche Informationen über sie gespeichert oder herausgegeben werden. Eng mit diesem Recht verbunden ist das Recht am eigenen Bild. Ausschlaggebend ist hierbei die Erkennbarkeit der fotografierten Person. Vereinfacht gesagt: Wenn das Individuum nicht als solches erkennbar ist oder nur einer von vielen ist, können Sie das Bild verwenden. 

Das bedeutet, dass Sie von Ihren Teilnehmern die Zustimmung benötigen, dass sie von Ihnen fotografiert und die Ergebnisse veröffentlicht werden dürfen. Das können Sie beispielsweise im Rahmen der Online-Registrierung  der Teilnehmer die Zustimmung abfragen. Ein schlichtes Aufnehmen dieser Fotopraxis in Ihre AGB und eine entsprechende Pflichtzustimmung ist zwar gängige Praxis in der MICE-Branche, die Klausel versagt jedoch, sobald das Bild die Person diffamiert oder es sich um eine Groß- bzw. Einzelaufnahme der Person handelt. Besser ist hier, sie fragen eine Zustimmung ab und beachten die Personen, die nicht fotografiert werden wollen. Im Zweifelsfall bedeutet dies, dass einige Teilnehmer die Bühne verlassen müssen oder dass Sie Menschen nur so fotografieren können, dass der Einzelne nicht mehr deutlich erkennbar ist. 

Das Recht am eigenen Bild tritt bei Personen des öffentlichen Lebens hinter ihre Funktion zurück. Das bedeutet, dass Sie die Bundeskanzlerin als Rednerin auf Ihrem Event ohne deren ausdrückliches Einverständnis fotografieren dürfen. Bei Künstlern auf Ihrem Event sollten Sie jedoch zuvor die Urheberrechte der von ihnen entstandenen Bilder klären. Beispielsweise gibt Ihnen Deutschlands bekanntester Blogger mit dem feuerroten Irokesenhaarschnitt sehr genau vor, welche Bilder sie von ihm veröffentlichen dürfen. 

Das ist Ihnen alles zu aufwendig? Aus eigener Erfahrung kann ich berichten, dass es mehr Aufwand bedeutet, eine große Anzahl frisch gedruckter Sponsorenbroschüren "einstampfen" zu müssen, weil sich eine Person auf dem Titelbild dieser Broschüre als unfotogen empfindet und die Entfernung ihres Fotos verlangt. 

Holen Sie sich im Zweifelsfall - und für mehr Details hierzu - den Rat eines Experten, also eines auf Datenschutz und  Urheberrecht spezialisierten Anwaltes, ein. 
Beispielsweise: 
Rechtsanwalt Martin Leber (Verbandsanwalt)
Rechtsanwälte Schutt, Waetke
Rechtsanwälte WALDORF FROMMER 

5. Briefing vor Ort

Vor Ort gibt es noch eine Menge zu tun und dennoch: Nehmen Sie sich (oder einer Ihrer Mitarbeiter) die Zeit für und mit Ihrem Fotografen und laufen Sie gemeinsam die Eventlocation ab und sprechen Sie durch, was Ihnen wichtig ist. Zeigen Sie ihm, welchen abschließbaren Raum er für sein häufig sehr wertvolles Equipment und zum Laden der Akkus nutzen kann. Klären Sie ebenfalls - im Vorfeld - wie Sie seine Verpflegung mit Getränken und Essen geplant haben. Besorgen Sie in der Location eine Leiter für Aufnahmen aus erhöhter und damit oftmals interessanter Perspektive und ermöglichen Sie ihm den Zugang zu Emporen oder anderen erhöhten Standorten. 

6. Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser 

Machen Sie zwischendurch - spätestens nach der Halbzeit - einen Check mit dem Fotografen. Entsprechen die Bilder Ihren Vorstellungen? Sind alle VIPs drauf? Hat er etwas Wichtiges vergessen oder sollte er noch bestimmte Situationen oder Atmosphären gezielt fotografieren? Noch können Sie einiges retten! Nach dem Event ist es dafür leider zu spät. Lassen Sie sich auch während Ihres Events schon ein paar Bilder geben, damit Sie neben den selbst aufgenommenen Schnappschüssen bereits einige Hochglanzfotos in den Sozialen Medien posten können. 

Mit der App "watermark" können Sie übrigens die Fotos auch gleich vor Ort auf dem Smartphone mit Ihrem Logo versehen und so Ihr Markenbranding unterstützen. Das geht natürlich auch mit ihren eigenen Schnappschüssen und nicht nur mit den Bildern vom Fotografen. Achtung! Hier müssen Sie sich natürlich an die vertraglich vereinbarte Kennzeichnung der Urheberrechte mit dem Fotografen halten. 

7. Die Übergabe erfolgt ...

... in einem Koffer an einer entlegenen Waldkreuzung? Scherz beiseite! Klären Sie ab, wann und wie Sie die Bilder spätestens benötigen. Liefert der Fotograf die Bilder so wie sie aufgenommen wurden, d. h. ohne Retusche, liefern die Allermeisten heutzutage die Bilder bis zum nächsten Tag. Haben Sie eine Retusche vereinbart, wollen Sie vielleicht dennoch schon ein paar ausgewählte Bilder vorab erhalten. So könnten Sie  gleich am Tag nach Ihrem Event durch einen internen oder externen Mediengestalter eine Postkarte mit den Highlights Ihres Events anfertigen lassen. Über solch einen professionell gestalteten, postalischen Dankeschön-Gruß freuen sich besonders Referenten, Sponsoren oder Auftraggeber. Sparen Sie daher an dieser Stelle nicht an der Qualität - weder bei der Gestaltung noch beim Druck. 

Um die Übergabe der Bilder kümmert sich in den meisten Fällen der Fotograf. Der kostenfreie Filehosting-Dienst www.wetransfer.de eignet sich dabei für die Übertragung besonders vieler und großer Dateien. Achtung: Die Bilder werden nur für begrenzte Zeit dort gespeichert. Stellen Sie sicher, dass Sie oder einer Ihrer Kollegen die Bilder rechtzeitig herunterladen. Manchmal müssen Sie auch Ihre IT-Abteilung um Mithilfe bitten, da der Zugriff auf solche Webseiten in größeren Unternehmen oder Agenturen auch gern einmal gesperrt ist. Sichern Sie anschließend die heruntergeladenen Bilder - natürlich doppelt. Oder vertrauen Sie auf die bereits an anderer Stelle schon bewährten Backups Ihrer IT-Abteilung. 

Fazit: 

"It takes two to make a thing go right" wussten schon Rob Base and DJ E-Z Rock des US-amerikanisches Hip-Hop-Duos und das gilt auch für die Zusammenarbeit von Eventmanagern und Fotografen. 
 

Mehr über die Autorin Katrin Taepke

Katrin Taepke hat an der DHBW Ravensburg Messewirtschaft studiert, erfolgreich die Prüfung zum international anerkannten „Certified Meeting Professional“ absolviert sowie von 2011 bis 2013 ein berufsbegleitendes MBA-Studium an der Hochschule für Wirtschaft und Recht (Berlin) mit dem Schwerpunkt „Entrepreneurship“ (innovative Geschäftsmodelle in KMU) absolviert. Seit 2003 plant, budgetiert und organisiert sie federführend in verschiedenen leitenden Positionen Personal- und Bildungsfachmessen sowie Wirtschafts- und wissenschaftliche Tagungen mit bis zu 10.000 Teilnehmer/innen. 

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