Digitalisierung in der Veranstaltungsorganisation als Chance nutzen

(Anzeige) Sie lässt sich nicht aufhalten: Die Digitalisierung schreitet in allen Bereichen mit großen Schritten voran -auch in der Veranstaltungsbranche. Manch einer hofft noch, dass sie an ihm vorüber geht ohne alles bisher Dagewesene komplett auf den Kopf zu stellen. Doch die Digitalisierung beabsichtigt nicht so bald wieder zu verschwinden. Und vielleicht soll sie das auch gar nicht. Vielleicht bietet sie auch im Veranstaltungsmanagement eine Chance, Dinge zu verbessern. Prozesse zu vereinfachen. Planung übersichtlicher zu machen. Auswertungen zu ermöglichen. Vielleicht sollten wir ihr eine Chance geben?

Digital ist mehr als online

Digital heißt nicht einfach nur Online. Ja, Kunden erwarten heutzutage, dass sie sich bequem online zu Veranstaltungen anmelden können, online zahlen und online Informationen zum Ablauf bekommen. Digital erstreckt sich aber auch - und vielleicht noch umfassender - auf die internen Prozesse der Veranstalter. Im Bereich Einladungsmanagement und Teilnehmerhandling zum Beispiel können Veranstalter mit digitalen Lösungen viel agiler reagieren und ihre Zielgruppe deutlich spezifischer und personalisierter ansprechen.

In einer von Xing durchgeführten Studie unter Veranstaltern gaben drei Viertel der Befragten an, dass sie durch den Einsatz von digitalen Technologien eine deutliche Optimierung, vor allem in der Eventvorbereitung, sehen konnten.

Veranstaltungsorganisation bietet größtes Potential

Die Veranstaltungsorganisation bietet in der Tat wohl das größte Potential für eine Optimierung durch digitale Prozesse. Zwar sind viele Prozesse sogar schon digital, liegen aber in autarken Systemen. Entsprechend schwierig ist es für Veranstalter, den Überblick zu behalten. Locations wie Hotels liegen in einer Liste, interne Schulungsräume in Outlook, potentielle Kontakte zur Einladung im E-Mail-Marketing System oder CRM, Teilnehmerlisten in Excel und die Abrechnung erfolgt über ein Buchhaltungssystem. Diese ganzen Silos führen nicht nur dazu, dass Sachen vergessen gehen oder nicht von A nach B übertragen werden, sondern verbauen auch die Möglichkeit, Muster und Zusammenhänge zu erkennen und davon zu profitieren.

Eine Software, die den ganzen Organisationsprozess digital abbildet und unterstützt, bietet nicht nur eine enorme Arbeitserleichterung und Zeitersparnis, sondern führt am Ende auch zu professionelleren Veranstaltungen und damit einer höheren Zufriedenheit bei den Teilnehmern.

Folgende Prozesse werden durch die Digitalisierung enorm erleichtert:

• Planung des Programms: Erstellung der Veranstaltungen in einem bestimmten Zeitraum, inklusive Ort, Trainer, Location und Inhalte.

• Vorbereitung der Veranstaltung: Verwaltung der Kontakte und Veranstaltungsorte, Anfragen bei Trainern und Hotels, Planung und Überwachung des Budgets.

• Bewerbung der Veranstaltung: Selektion der relevanten Kontakte und gezielte Ansprache, inklusive Anmeldung über ein Online-Portal und Abwicklung über automatisierte Prozesse.

• Nachbereitung: Feedback-Abfrage und -Auswertung, Erstellung von Rechnungen und Zertifikaten, Kostenauswertung, Berichtswesen und Reporting.

simplyOrg als umfassendes Tool zur Planung, Vor- und Nachbereitung

Eine der führenden Software-Lösungen am Markt ist simplyOrg. Die Software bildet alle Prozesse von der Planung und Vorbereitung bis hin zur Auswertung und Nachbereitung von Seminaren, Weiterbildungen und Veranstaltungen ab. Besonderer Wert wurde dabei auf die Benutzerfreundlichkeit gelegt. Die Software ist klar und übersichtlich gestaltet, die Bedienung entsprechend einfach und schnell.

Diese Einfachheit beginnt schon bei der Planung von Veranstaltungen. Die verschiedenen Kurse oder Seminare können einfach per Drag & Drop in den Kalender gezogen werden. Die Veranstaltung kann dabei einfach kopiert werden, so dass Informationen zum Veranstaltungsort oder Referenten bereits übernommen werden. Bei der Planung im Kalender werden Überschneidungen von Ressourcen oder Feiertage automatisch berücksichtigt. 

Unternehmen, Kontakte und Veranstaltungsorte werden übersichtlich in einer zentralen Datenbasis verwaltet und können mit beliebig vielen Informationen gespeichert werden. Dadurch können potentielle Teilnehmer für bestimmte Veranstaltungen gezielt ausgewählt und mit wenigen Klicks per E-Mail eingeladen werden.

Online-Portal und Feedback zur direkten Interaktion mit den Nutzern

Ein professionelles Online-Portal, das selbstverständlich personalisiert und/oder in die Unternehmens-Website eingebunden werden kann, dient zur Bewerbung und Buchung der Veranstaltungen. Automatisierte Buchungsabläufe ersetzen manuellen Aufwand und sparen Zeit und Ressourcen. An- und Abmeldungen werden automatisch bestätigt, Teilnehmer können ihren Status selbst verwalten und über das Portal mit dem Anbieter kommunizieren.

Im Nachgang der Veranstaltung können Rechnungen automatisiert - und natürlich mit Anbindung an das Buchhaltungssystem - versendet werden, genauso wie Teilnahmebestätigungen und Zertifikate. Durch Online-Fragebögen können Teilnehmer ihr Feedback geben, welches zur Veranstaltung gespeichert und ausgewertet wird. Die zuvor im System geplanten Kosten lassen sich während der gesamten Planung einfach überwachen und können nach der Veranstaltung final ausgewertet werden. Vorgefertigte Reports helfen dabei und zeigen Potential zur optimierten Planung.

simplyOrg ist schnell einzurichten und kann ohne Abhängigkeit von der internen IT betrieben werden. Die Software kann sowohl lokal betrieben werden, als auch in der Cloud mit Servern in Deutschland. Somit ist die Sicherheit der Daten immer garantiert.

Die Software eignet sich für Unternehmen jeder Größe - dank detailliertem Rollen-/Rechtesystem und mehrsprachiger Oberfläche kann simplyOrg auch in großen, internationalen Teams verwendet werden. Und natürlich steht bei Fragen oder Problemen immer ein Support-Team bereit.

Fazit: Die Digitalisierung darf bleiben

Insgesamt erleichtert die Veranstaltungs- und Seminarsoftware also das Leben aller Planer und Organisatoren erheblich, spart Kosten und Ressourcen, optimiert die Prozesse und führt letztendlich zu professionelleren Veranstaltungen und zufriedeneren Teilnehmern.

Wenn so die Digitalisierung der Veranstaltungsbranche aussieht, können wir uns doch auf die Zukunft freuen - oder?

Weitere Informationen zu simplyOrg finden Sie auf simplyOrg.de.